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 Miércoles, 16 de Abril de 2014
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Comprobantes Fiscales Digitales

 

El presente documento constituye una guía rápida para la emisión de Comprobantes Fiscales Digitales, incluye tanto los procesos que el usuario debe realizar con el Sistema de Administración Tributaria (SAT), como el proceso a realizar en el sistema Aspel-SAE.

I. Cumpliendo los requisitos

De acuerdo con las disposiciones fiscales, para emitir facturas electrónicas se deberá cumplir con los siguientes requisitos:

1.- Contar con un certificado vigente de Firma Electrónica Avanzada.

2.- Contar con al menos un Certificado de Sello Digital.

3.- Contar con un determinado rango de folios asignados por el SAT.

4.- Que al asignarse el folio, y en su caso serie, el sistema electrónico en que se lleve la contabilidad efectúe simultáneamente el registro contable en las cuentas y sub-cuentas afectadas por cada operación.

5.- Reportar mensualmente la información de las facturas emitidas utilizando la aplicación SICOFI ubicada en el portal del SAT.

1. ¿Cómo obtener un certificado vigente de Firma Electrónica Avanzada?

Para la obtención de la Firm@, se debe:

a) Acceder a la página http://www.sat.gob.mx/nuevo.html y bajar la aplicación llamada SOLCEDI.

b) Instalar la aplicación y ejecutar el archivo SOLCEDI.exe.

c) Acceder a la opción Sistema/Requerimiento FEA e indicar los datos solicitados (Figura 1), en la primer ventana un dato importante es la Contraseña de revocación es aquella con la que el contribuyente puede dar de baja su Certificado Digital, lo cual debe hacerse cuando se detecte que la llave privada se encuentra comprometida, es decir, que ésta sea conocida por una persona u otras personas diferentes del titular. En la segunda ventana el sistema solicita una contraseña de la clave privada y el sitio donde guardará el archivo de requerimiento (.req) y la llave privada (.key).

Es recomendable que el archivo .key (llave privada) sea almacenado en un lugar totalmente seguro, al igual que la contraseña.


Figura 1. Datos para obtener la FEA


Figura 2. Generación de la llave privada

d) Al dar clic en “Generar”, se deben seguir las instrucciones que el sistema indica y mostrará la siguiente ventana:

e) El archivo de requerimiento se deberá almacenar en un disco de 3 ½”, el cual se deberá llevar –previa cita al teléfono (01 800) 849 93 70-, junto con la información correspondiente a la oficina del Agente certificador (Administración Local de Asistencia al Contribuyente, ALAC), en ese mismo disco el SAT grabará la Firma Electrónica Avanzada o certificado digital, el cual es un archivo con la extensión *.cer.

2. ¿Cómo obtener un Certificado de Sello Digital?

Una vez que el contribuyente ya cuenta con su “Certificado Digital” o FEA, debe obtener su “Certificado de Sello Digital” el cual es expedido por el SAT para uso exclusivo de Comprobantes Fiscales Digitales. Con éste, el usuario podrá firmar los comprobantes que emita, para obtenerlo se debe:

a) Ejecutar el programa SOLCEDI.exe

b) Accesar a la opción Sistema/Requerimiento de Sellos e indicar los datos solicitados: El Certificado de Firma Electrónica Avanzada (*.cer), al leerlo en la sección Datos del Certificado de Firm@ se muestra la información del contribuyente (Figura 3).

c) Al igual que en la solicitud de Certificado de FEA, se establece una contraseña de revocación del certificado, una contraseña de clave privada, y se crean dos archivos: el requerimiento de generación de certificado de sello digital (*.req) y la clave privada (*.key).

d) Se debe ensobretar los archivos de requerimientos con su Firma Electrónica Avanzada con el mismo SOLCEDI, (Figura 4).

e) El archivo .sdg se debe enviar a través de la aplicación CertiSAT WEB, con lo que se recibe un número de operación y en un lapso no mayor a 24 horas se podrá descargar el certificado de sello digital.

Una vez que los contribuyentes soliciten Certificados de Sello Digital deberán emitir Comprobantes Fiscales Digitales, por lo que no les será posible emitir comprobantes fiscales en papel de conformidad con el Art. 29 del Código Fiscal de la Federación.


Figura 3. Solicitud de Certificados Sellos Digitales

Los contribuyentes podrán tramitar la obtención de un “Certificado de Sello Digital” para ser utilizado por todos sus establecimientos o locales, o bien, tramitar uno por cada uno de sus establecimientos o sucursales, para lo cual deberá generar los archivos tantas veces lo requiera.


Figura 4. Ensobretado de Requerimientos de Certificados de Sellos Digitales

3. ¿Cómo obtener un rango de folios asignados por el SAT?

La solicitud de Folios consiste en que el SAT proporciona al contribuyente folios válidos para usarlos en su proceso de facturación. Para solicitar dichos folios, se deberán ingresar al portal del SAT en la sección del Sistema Integral de Comprobantes Fiscales (SICOFI)P. Ingresando los siguientes datos:

RFC.

Seleccionar la serie y rango de folios.

Indicar la ruta o localización del certificado de Tu Firm@ (*.cer).

Indicar la ruta o localización de su llave privada (*.key) asociada a dicho certificado de Tu Firm@.

Al terminar el proceso, se contará con uno o varios rangos de folios asignados por el SAT.


Figura 5. Acceso a SICOFI


Figura 6. Menú SICOFI


Figura 7. Indicación de los folios y series requeridos

II. Emisión de Comprobantes Fiscales Digitales (Factura electrónica)

El sistema Aspel SAE 4.0 está capacitado para generar Comprobantes Fiscales Digitales, de acuerdo a las especificaciones técnicas previstas en el rubro C del Anexo 20 de la Resolución Miscelánea. El sistema maneja todos los elementos de seguridad necesarios para la generación de CFD, para ello realiza las siguientes tareas:

Manejo y control de folios asignados por el SAT

Generación del CFD (Comprobante Fiscal Digital) de acuerdo a las disposiciones, cálculo de la cadena original y formación del “Certificado de Sello Digital” de cada comprobante.

Entrega del CFD al cliente, ya sea en formato xml o impresión.

Generación de reporte mensual para el SAT

Registro del movimiento en Aspel-COI

Consulta de los CFD’s asociados a las operaciones de compras y ventas

¿Qué se debe hacer para facturar electrónicamente?

Una vez que se tienen los folios digitales se está en posibilidad de emitir comprobantes, a través de Aspel-SAE, para ello se debe:

1.- Configurar el sistema-Definición del certificado de sello digital

Ruta de Acceso: Utilerías/Configuración/Facturas/Sellos digitales

En esta ventana (Figura 8) se deberá indicar la ruta donde se localiza el “Certificado de Sellos Digitales” (*.cer), y el de la llave privada, archivo con extensión *.key, así como la contraseña correspondiente, si todos los datos están correctos, el sistema leerá y mostrará la vigencia del certificado indicando la fecha inicial y final.


Figura 8. Configuración de Sellos Digitales

2.- Configurar el sistema-Definición de folios fiscales

Ruta de Acceso: Utilerías/Configuración/Facturas/Por documento

Una vez que se ha configurado el certificado de sello digital, se debe indicar al sistema con qué folio se van a generar Comprobantes Fiscales Digitales, -dado que con Aspel-SAE se pueden emitir simultáneamente comprobantes digitales y los tradicionales-, para ello en la pestaña “Por documento”:


Figura 9. Alta de Folios

Al hacer clic sobre el icono: del campo Folios, se presenta el diálogo donde se indican las características del Folio (Figura 10).


Figura 10. Definición de las características del Folio

Para los Comprobantes Fiscales Digitales se debe activar el check box Digitales y en la ventana de la Figura 11, se deben indicar los folios que fueron proporcionados por el SAT y sus características:

Número de autorización.

Año.

Fin del rango de folios asignados por el SAT.


Figura 11. Configuración de Folios

Como puede darse el caso de que el cliente al que se le esté facturando solicite le sea entregado impreso el comprobante fiscal digital, y dado que en la resolución miscelánea 2.22.8 se establecen los requisitos que debe cumplir la impresión de un CFD, se debe indicar en el campo Formato de emisión el nombre del formato que se utilizará, Aspel-SAE proporciona un formato llamado Emisión de Facturas Digitales.qr2, el cual cumple con TODAS las disposiciones.

A partir de este punto Aspel-SAE tiene la información suficiente para generar comprobantes fiscales digitales –sección número cuatro-, sin embargo, antes de hacerlo podemos especificar las características de cada cliente, cómo la dirección electrónica a la que se debe enviar el comprobante.

3.- Definición de requerimientos del cliente

Ruta de Acceso: Módulos/Clientes y CxC y/o con el icono

En el detalle de cada cliente, en la pestaña “Comprobantes Fiscales Digitales”, se debe indicar el mecanismo de emisión de estos documentos (Figura 12).


Figura 12. Configuración de la emisión

Lo que se defina en esta ventana tiene como finalidad acelerar la captura de facturas, pues en base a esa información se comportará Aspel-SAE en la captura de facturas.

Si se activa el check box:

Impresión, cuando se termina la captura de la factura el sistema envía un diálogo donde se confirma el nombre del formato de impresión y el número de copias.

Por mail, cuando se termina la captura el sistema envía un diálogo donde se puede cambiar la dirección electrónica donde se enviará el e-mail, así como definir si se requiere o no encriptar el comprobante.

Si se marcan ambos campos, en el diálogo que Aspel-SAE presente, se podrán definir tanto las especificaciones de impresión como las del envío.

Cuando se envía por e-mail el comprobante, se puede definir además:

Permite el envío del archivo .xml con los datos de la factura sin encriptarla, es decir, cualquier persona podrá ver el contenido.

Con esta opción se podrá encriptar la información con la seguridad que ofrece la Firm@, para ello se debe contar con el Certificado Digital del Cliente (*.cer), de modo que únicamente el poseedor de la llave privada, en este caso el cliente, podrá desencriptar y ver la información del documento.

Esta opción permite que el archivo se envíe vía-email sin que se visualice el programa de correo electrónico, es decir, cada vez que se facture a un cliente se mandará el correo con el archivo de factura adjunto. Si no se activa esta opción cada vez que se emita una factura se abrirá el programa de correo electrónico y el usuario tendrá que enviarlo de forma manual.

4.- Generación de Comprobantes Fiscales Digitales (Factura electrónica)

Ruta de Acceso: Módulos/Facturas y Vendedores/Edición/Agregar o con el icono


En Aspel-SAE se pueden emitir Facturas y Notas de crédito con el formato de Comprobante Fiscal Digital, a continuación se indican las instrucciones para generar una Factura:

a) Acceder al Alta de Facturas.

b) Elegir un folio que se haya definido como Digital, esto es con F9 elegir el folio B, siguiendo con el ejemplo.

c) Capturar la factura de forma tradicional y al momento de grabar, se observará una ventana de Totales diferente a la ventana tradicional, ya que incluirá los datos del cliente de forma más detallada dado que es uno de los requerimientos del SAT, estos datos se pueden modificar en caso de ser necesario, desde el botón , Figura 13. Cabe mencionar que la modificación de datos sólo se realizará una vez, pues al momento de indicarlos se almacenan y sólo cuando sea necesario se tendrán que modificar.

d) Después de aceptar la ventana de Totales se mostrará la ventana de emisión de documentos la cual también será diferente de la tradicional, pues dependiendo de las especificaciones del cliente, permitirá, por un lado, modificar las características del envío o de la impresión tomando como base el que se configuró en el detalle del cliente (Ver figura 14).


Figura 13. Ventana de Totales para emitir un CFD


Figura 14. Emisión de documentos

Al momento de emitir una factura electrónica o Comprobante Fiscal Digital, Aspel-SAE crea el archivo *.xml con la estructura correspondiente, el cual se almacena en el directorio de archivos compartidos Aspel (C:\Archivos de programa\Archivos comunes\Aspel\Comprobantes\SAE\Empresa\ Año\Mes\Día), para su posterior consulta desde el visor de Certificados Fiscales Digitales, ya que los CFD’s, así como los archivos y registros electrónicos de los mismos se consideran parte de la contabilidad del contribuyente, quedando sujetos a lo dispuesto por el artículo 28 del Código Fiscal de la Federación.


Si le eligió impresión, el sistema generará el formato impreso el cual cumple con las disposiciones; la impresión de CFD’s es una opción que se tiene dentro de lo indicado en el artículo 39-A del Código, dichas impresiones deberán cumplir con los siguientes requisitos:

Folios.

Numero de Serie del Certificado Digital.

Cadena Original (Contiene un resumen de todos los datos del CFD y se sella al final de cada factura con la llave privada y el certificado del emisor).

Sello Digital Autorizado (Este Sello garantiza la integridad de la información y que el emisor es quien dice ser, no pudiendo negar su autoría).

Leyenda “Este documento es una impresión de un Certificado Fiscal Digital”.

Además de los señalados en la fracciones I, II, III, IV, VI y VII del artículo 29-A del Código.


Los comprobantes podrán ser reimpresos las veces que sea necesario.

5. Generación de Comprobantes Fiscales Digitales (Facturas electrónicas) con addendas.
Si alguno de tus clientes es un gran detallista como Walmart, Chedraui y Liverpool seguramente te han comentado de la necesidad de facturarles electrónicamente y de acuerdo a requisitos específicos de cada una de estas cadenas. Aspel-SAE 4.0 no sólo genera el comprobante fiscal digital de acuerdo a las disposiciones fiscales, sino que te permite satisfacer los requerimientos de estas empresas.
 
Estas empresas solicitan cierta información comercial que no está incluida en el Comprobante Fiscal Digital (CFD), este tipo de información se almacena en un campo del CFD que se llama addenda. Cada una de las empresas antes mencionada solicita información específica y en un formato diferente, tal es el caso de Walmart que solicita la información del addenda en formato EDIFACT, Liverpool en formato XML y Chedraui en texto.
 
¿Cómo se generan addendas en Aspel-SAE?
La generación de addendas de las facturas electrónicas es tan sencillo como personalizar un formato, es decir, el sistema cuenta con una plantilla que sirve como “patrón” en base al cual se generará el addenda. Esta plantilla es un conjunto de instrucciones y campos, los campos toman la información almacenada en el sistema y de esta manera se genera la addenda para cada uno de los comprobantes.
 
Para generar un comprobante con una addenda se debe:
1. Configurar Aspel-SAE con los datos del certificado de sello digital.
2. Definir un folio como digital.
3. Identificar el cliente con el que se desee realizar la prueba, por ejemplo: Liverpool, Walmart o Chedraui, en el catálogo de clientes.
4. Dependiendo del cliente es el archivo de addenda o plantilla que se debe copiar al subdirectorio donde se encuentra la base de datos.
  Addenda_Liverpool.xml si el cliente es Liverpool.
  Addenda_WALMART.xml si el cliente es Walmart.
  EKOMERCIO-CHEDRAUI.xml si el cliente es Chedraui.
     
5. El archivo que se copió en el paso 4 se debe renombrar con la clave del cliente. Por ejemplo: 1250.xml donde 1250 es la clave del cliente que se haya elegido para probar en el paso 3.
6. Se debe revisar en el sistema los datos de:
  Impuestos.
  Datos del emisor y lugar de expedición.
  Datos del receptor o cliente (para registrar en el sistema datos como EAN o GLN del cliente o tienda).
  Datos del consignatario.
  Datos del producto (para registrar o verificar donde se encuentra la información de código EAN, UPC, SKU o código de comprador, de acuerdo al cliente).
  Se debe capturar el pedido relacionado a la orden de compra.
     
7. Se deben identificar los datos que se van a cambiar manualmente en la plantilla y editar ésta para agregarlos.
8. Capturar la factura, eligiendo el folio definido como Folio digital y al cliente indicado en el punto 5, se deben indicar todos los datos necesarios –por ejemplo, el número de recepción de mercancía si se entregó antes de facturar-.
9. Renombrar el xml a la estructura solicitada por el cliente, por ejemplo Liverpool solicita la estructura: serie.folio.xml y
10. Enviarlo por e-mail al ejecutivo asociado al cliente o colocarlo en el sitio indicado.
     

6.- Consulta de Comprobantes Fiscales Digitales (Factura electrónica)

Visor Aspel De Documentos Digitales.

Ruta de Acceso: Módulos/Facturas y Vendedores/con el ícono


Los Comprobantes Fiscales Digitales se podrán consultar en cualquier momento, para ello Aspel-SAE ofrece un Visor, el cual permitirá consultar los comprobantes o archivos *.xml de facturas y de compras en cualquier momento. En la consulta de facturas (Figura 15), al hacer clic sobre el ícono correspondiente, se presenta el detalle de la factura (Figura 16).


Figura 15. Acceso al visor de Documentos Digitales


Figura 16. Visor de Documentos Digitales

 

7.- Contabilización de los movimientos que generan los Comprobantes Fiscales Digitales

Ruta de Acceso: Utilerías/Interfase COI.


Para cumplir con las disposiciones fiscales referentes al tema de la facturación electrónica, al momento de grabar una factura o devolución queda marcado el registro internamente, para su contabilización, con la versión 5.0 de Aspel-COI la contabilización de los movimientos generados en Aspel-SAE se realiza en línea.

Desde la ventana de Interfase COI, con la opción Agregar se podrán generar las pólizas, 


Figura 17. Alta de pólizas

Mismas que al contabilizarse afectarán las cuentas contables de Aspel-COI.


Figura 18. Póliza de ventas

El Sistema Integral de Comprobantes Fiscales es una aplicación del SAT que cuenta con un Módulo del Emisor de Comprobantes Fiscales, mismo que se encarga de asignar folios y recibir reportes mensuales de facturas electrónicas emitidas vía Web por parte de aquellos contribuyentes que estén interesados en emitir facturas electrónicas.

 

8.- Reporte mensual de Folios utilizados al SAT

Ruta de Acceso: Módulos/Facturas y Vendedores/Reportes/Reporte Mensual al SAT.


Para cumplir con la obligación del contribuyente que indica que se debe generar un reporte mensual de los CFD’s expedidos en el periodo, el sistema genera un archivo que atendiendo a las características técnicas previstas en el rubro A del Anexo 20 de la Resolución, cuenta con la información y estructura necesaria, para ser leído por el SICOFI.


Figura 19. Reporte mensual de facturas al SAT

En este dialogo se podrá indicar el mes y año de emisión, así como la ruta donde se generará el archivo con los datos de los CFD’s generados en el periodo señalado.

Habilitando la casilla ,el usuario tendrá una vista previa del reporte para poder consultar la información.



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