Administración
Dentro del mundo empresarial, la gestión de recursos es un componente esencial para el éxito de cualquier proyecto. Sea el lanzamiento de una nueva iniciativa, la expansión de una empresa o la implementación de un cambio significativo es crucial hacer una asignación eficiente y supervisar los recursos.
La gestión de recursos se vuelve un proceso estratégico que abarca la optimización del tiempo, del dinero y los recursos humanos, de modo que se garantice la eficiencia operativa y la sustentabilidad a largo plazo de dicho proyecto.
Por lo tanto, en este artículo abordaremos los temas básicos y principales que debes considerar al momento de desarrollar tu plan de gestión de recursos.
¿Qué es un plan de gestión y por qué es importante?
Para hablar sobre el plan de gestión, debemos entender claramente qué es la gestión de recursos. Tal cual, su nombre lo dice, se trata de la administración de los componentes que conforman un proyecto, como lo son el recurso económico, de materia prima, y el recurso humano.
Para asegurar una gestión de recursos efectiva, que logre aprovechar al máximo los recursos, es necesario contar con un plan diseñado para organizar los recursos finitos y conseguir el éxito del proyecto.
Entonces, el plan de gestión se trata de una guía con toda la información necesaria para la asignación, supervisión y gestión de los recursos y sus usos.
Un plan de gestión de recursos es importante porqué:
- Ayuda a evitar errores en cuanto a tiempo y presupuesto.
- Equilibra la carga de trabajo del equipo.
- Maximiza el rendimiento del tiempo y los recursos.
Ventajas de la gestión de recursos
Como vemos, para un correcto desarrollo e implementación de un proyecto, la gestión de recursos permite respaldar al equipo, optimizando los medios que necesita para completar los objetivos.
De manera general, al crear un plan de gestión de recursos maximizas la calidad de trabajo y el compromiso de tus colaboradores gracias al manejo eficiente de tiempo.
Hablando un poco más específicamente y ahondando más, algunas ventajas que la buena gestión de recursos te traerá para tu proyecto, son:
Optimización de recursos
Al llevar a cabo un plan de gestión de recursos que permita la organización adecuada de activos, podrás aprovechar al máximo dichos recursos, tanto del talento humano y el dinero, como de los recursos no tangibles.
Cuando trabajas una gestión de recursos se identifican todos los medios necesarios y se compara su disponibilidad, para determinar cuáles están siendo desperdiciados o no se aprovechan.
Mejora de comunicación
Un plan de gestión de recursos conlleva la transparencia en cuanto a la administración de actividades. Y, dicha planificación debe ser compartida con el equipo para la explicación del proyectos, fechas de entrega y descripción de tareas, de modo que los miembros del equipo pueden saber quién está haciendo qué, cuál es la carga del otro, entre otros.
Esto conlleva a una mejor y mayor comunicación entre el equipo de trabajo, disminuyendo malentendidos relacionados con las tareas, plazos y responsabilidades. Además de que mantiene a todos actualizados y les permite conocer el impacto que su participación tiene dentro de los procesos, aumentando el compromiso para con el proyecto.
Ampliación de la visión
Comúnmente, es necesario llevar la gestión de recursos de varios proyectos simultáneamente, que puede interrelacionar al personal y a los recursos. Por lo que, llevar un plan de gestión te permite equilibrar los enfoques en los diversos procesos, manteniendo una buena organización al tener una visión completa del panorama.
Al tener una visión más amplia, los gestores pueden administrar mejor los plazos de entrega y tomar decisiones en cuanto a prioridades para garantizar el éxito de todos los proyectos. De tal forma que pueden llevar un mejor monitoreo de las actividades y tener una mejor perspectiva en cuanto al uso de los recursos.
Todo este conocimiento, hace posible la estimación de recursos para siguientes proyectos, mejorando la organización.
Aumento de rentabilidad
Al poder hacer una estimación de la gestión de recursos, se pueden prever cuellos de botella, posibles conflictos relacionados con la programación de tareas y el uso de los recursos. Esto conlleva a las actualizaciones del plan de gestión para mejorar la administración y organización.
Por lo tanto, se tiene un conocimiento más acertado en cuanto a los tiempos de entrega, los recursos necesarios, entre otros, que, consecuentemente, lleva a la mejora de procesos y se garantiza el éxito de cada proyecto, mejorando la actuación empresarial y aumentando los márgenes de ganancia.
Elementos en tu plan de gestión de recursos
Entonces, ya vimos que la gestión de recursos abarca los diferentes complementos que llevan al éxito de un proyecto, como lo son los recursos humanos, equipos de trabajo, finanzas, etc. Por lo que es importante contemplar los elementos básicos que debes incluir en tu plan de gestión de recursos para tu proyecto.
Recursos
Para hacer una buena administración de tus recursos, es importante identificarlos. Se puede crear una lista detallada sobre el personal, las habilidades, el presupuesto, herramientas de trabajo, entre otros recursos necesarios para el proyecto.
Fechas o plazos
La gestión de recursos incluye el manejo del tiempo, por lo que es indispensable llevar un cronograma con los plazos de entrega. Esto implica calcular cuánto tiempo es necesario para cada proceso; mientras mayor precisión, mejor.
Limitaciones
Es importante también ser realistas e identificar posibles limitaciones que puedan afectar el proceso. Sean la disponibilidad de recursos, plazos de entrega ajustados, entre otros. Es importante identificarlas para prever situaciones que impacten en la eficiencia del proyecto.
Responsabilidades
Tu plan de gestión de recursos también debe tener claramente identificado a cada participante y sus roles dentro del proyecto. De esta forma podrán identificar sus responsabilidades y la importancia de su participación.
