18 | Noviembre | 2021

Las 6 reglas para una junta efectiva

Hoy más que antes las reuniones de trabajo o juntas son de las rutinas laborales que menos entusiasmo despiertan entre los colaboradores; pues por lo general, significan una pérdida de dos activos valiosos para cualquier persona: tiempo y energía. Para las empresas, el impacto es económico.

¿Te has preguntado cuánto dinero en salarios se malgastan en horas y horas de juntas que no arrojan ningún resultado? Se estima que, en promedio, perdemos 31 horas al mes en reuniones de trabajo improductivas.

Dado que al trabajar en equipo no podemos prescindir de las juntas; entonces, ¿cómo hacerlas más efectivas? Aquí te compartimos cinco reglas esenciales que te permitirán ganar tiempo y avanzar en tus proyectos empresariales; además de fortalecer a tu capital humano.

1. Define el objetivo de la junta

En una empresa siempre hay muchos temas por abordar y resolver; con frecuencia durante una reunión de trabajo debe resolverse sólo uno. Por ello, evita divagar y enfócate en un solo asunto: es el primer paso para evitar las reuniones interminables e inconclusas. Planifica una agenda básica con los temas a tratar y compártela anticipadamente a tus trabajadores.

2. Respeta el horario programado

¿Por qué quienes son puntuales se ven obligados a esperar a quienes llegan tarde? Cierra la puerta de la sala de juntas e inicia la reunión a tiempo —esta regla aplica también para la duración del encuentro—. Para mantener la atención e interés de los participantes, los especialistas recomiendan no superar los 45 minutos.

3. Arma una la lista de invitados pequeña

Para que una junta sea efectiva se recomienda que solo haya de cinco a siete participantes; porque si el grupo es mayor podría complicarse la interacción y el sano intercambio de ideas, afectando así a la productividad.

4. Portátiles y celulares ¡fuera!

Al asistir a una junta los colaboradores buscan proponer nuevas ideas resolutivas ante un problema o para mejorar un proceso; mas no para contestar emails durante ella, para seguir trabajando en un proyecto pendiente ni para “echarle un ojo” a las redes sociales. Quizás es la regla más difícil de aplicar, pero es imprescindible para que todos aporten algo y concentren su atención en escuchar a los demás.

5. ¡No te olvides de la minuta!

Es indispensable registrar todo lo acordado durante la reunión: mientras mayor detalle posible haya, mejor. Anota los próximos proyectos, quién estará a cargo, la fecha de entrega, las observaciones pertinentes, etc. Envía el documento a los participantes el mismo día para evitar demoras, posibles excusas o malentendidos.

6. Siempre sé cordial

Aunque mantener los buenos modales resultarían obvios durante una reunión de trabajo, recuerda que dirigirte siempre con respeto, amenidad y cordialidad —al exponer una idea, al sugerir un cambio o al solicitar alguna actividad— nunca pasa desapercibido y se agradece, pues además de mostrarte conciliador, contribuye a crear un buen ambiente laboral. Evita incomodar o incordiar a los participantes expresando una mala actitud.

Ahora tienes 6 consejos poderosos con los que puedes desarrollar juntas o reuniones de trabajo efectivas; es decir, más asertivas y, en consecuencia, más productivas para tu nómina.

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