14 | Marzo| 2023

Actualizado: 18 | Abril | 2024

 

Tips para hacer el inventario de tu tienda

 

Si te dedicas a vender productos, seguramente te has enfrentado a la compleja tarea de mantener el inventario al corriente. Es una de las actividades fundamentales para asegurar el correcto desempeño del negocio y alcanzar el éxito. La buena organización de tu inventario te permite a ti, y a tus clientes cuando son tiendas en línea, saber con precisión, qué mercancías hay o no en existencia.

Probablemente te has preguntado: ¿cuánto inventario debo manejar? Los especialistas dicen que para responderte esa duda debes encontrar un equilibrio, lo que implica que, por una parte, estés listo para atender cualquier pedido, evitando invertir en mercancía que sea difícil de vender o que solo podría salir con descuentos; en segundo lugar, usar herramientas tecnológicas que te ayuden a automatizar y eficientizar el proceso.

 

 

¿Qué es un inventario?

 

El inventario es el registro detallado y ordenado de los bienes o mercancías con las que cuenta una empresa para desarrollar su actividad. El estudio "Líderes Empresariales" de PricewaterhouseCoopers (PwC), reveló que los altos ejecutivos están atentos a los cambios estructurales en la economía mundial, a través de una mejor colocación de inventarios. 

Aunque es uno de los activos más valiosos de una compañía, es uno de los más costosos, pues implica tener una fuente directa y continua de abastecimiento para asegurar la venta de mercancías y satisfacer al cliente. No tener un inventario o tenerlo erróneo, pone en riesgo el tener que cancelar órdenes por exceso de demanda y falta de bienes para satisfacerlas todas.

 

¿Por qué es importante el inventario?

 

Debemos estar conscientes de que el inventario tiene un impacto directo sobre los resultados y el balance general de nuestro negocio, por lo que es necesario monitorearlo permanentemente para obtener información y tomar mejores decisiones. Además, saber cómo hacer el inventario de la tienda es uno de los pasos esenciales para las estrategias de marketing de cualquier negocio físico o virtual. 

Al tener en orden tu inventario y mostrarlo completo en tu página web, tus consumidores potenciales pueden encontrar fácilmente el producto que buscan, sabiendo los modelos, colores, tallas o tamaños que hay en existencia. De cierto modo, tu inventario se convierte en una herramienta de compra.

Adicionalmente, durante periodos de alta demanda, el manejo eficiente de tu inventario cobra una importancia crucial para garantizar la satisfacción del cliente y maximizar tus ventas.

Un inventario bien gestionado permite anticipar y satisfacer la demanda, evitando pérdidas por falta de stock o excesos que conducen a costos extra. La gestión precisa del inventario durante estas épocas puede fortalecer la reputación de tu marca, al asegurar tiempos de entrega rápidos y una experiencia de compra fluida, resultando en clientes leales a largo plazo.

 

¿Qué opciones existen para hacer el inventario de una tienda?

 

Para solucionar el cómo hacer un inventario, de forma precisa, funcional y ágil, una de las opciones es el outsourcing, una estrategia para no cargar con inventarios costosos. Consiste en tercerizar la fabricación de tus productos y solicitarlos conforme llegan los pedidos. 

Es, por ejemplo, lo que hace Gaia Design, una de las startups de comercio electrónico más exitosas de México. Es una empresa que vende muebles y artículos de decoración en línea, trabajando con una red de talleres que fabrican y envían los productos al domicilio de los clientes. Y para evitar problemas, el proceso incluye un control de calidad por parte del equipo de Gaia Design.

Sin embargo, no todas las empresas pueden beneficiarse de este esquema, pues para negociar respuestas rápidas de los proveedores, es necesario un volumen alto de pedidos. Además, también implica aceptar costos más altos de producción, impactando al precio final del consumidor.

Por otro lado, otra de las opciones es aliarte con una solución tecnológica que conecte los procesos de compra y venta para manejar el inventario de tu negocio y tener información valiosa al instante. Un software empresarial, como Aspel SAE, no solo permite que tu operación sea más rentable, sino que sienta las bases para tu expansión.

 

Consideraciones para hacer un inventario de tu tienda

 

De acuerdo con la Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios (Condusef), el control de inventario es uno de los principales procesos que omiten las pymes, conllevando a fallas en la operación de su organización. Los emprendedores deben centrar gran parte de su atención en llevar una gestión eficiente del inventario, pues permite que los negocios cumplan con las demandas y compitan en el mercado.

La administración efectiva de inventarios implica tener un plan de acción para cumplir las prioridades competitivas de tu compañía y evitar consecuencias negativas, como la pérdida de una venta, estancamiento en la producción, retrasos y pérdidas financieras, etc. Con el fin de prevenirte, considera lo siguiente para el inventario de tu tienda:

 

• Determina existencias: lo principal es saber cuánto tienes de cada artículo.

 

• Mantén una buena contabilidad: la correcta gestión de tu inventario requerirá una contabilidad rigurosa, de existir algún error en la valuación del inventario, se reflejará en los valores del costo de mercancías vendidas, la utilidad bruta por lo vendido y en el ingreso del periodo.

 

• Controla tus pérdidas: si bien, son inevitables, es importante concientizar a todos los involucrados de la importancia de llevar un control, para minimizar el efecto negativo derivado de las mermas.

 

• Usa tecnología: existen múltiples opciones de software especializado en la gestión de inventarios para facilitar la tarea de control, permitiéndo la flexibilidad de hacerlo por categorías y determinar las variables que afectan el costo de los productos.

 

• Elige bien a tus colaboradores: asegúrate de que el personal dedicado al inventario sea metódico, riguroso, detallista y confiable.

 

• Estandariza las descripciones: usa términos similares para describir a los artículos, garantizando que ningún producto sea registrado dos veces, con códigos diferentes. Así facilitas el control del flujo de mercancías y evitas errores y excesos en el manejo de tu inventario.

 

• Evalúa la demanda: realiza periódicamente una solicitud para calcular los parámetros de la planificación, de forma que puedas asegurarte de que no sobren ni falten productos en tu inventario.

 

• Conoce la temporalidad: identifica tus temporadas altas y bajas, por ejemplo, durante el Buen Fin, el Hot Sale, etc. Para esto, te pueden servir de apoyo los históricos de venta de años pasados.

 

• Ajusta la rotación: mantener un inventario excesivamente grande puede implicarte un enorme capital ocioso. Equilibra el cálculo de las existencias para que el tiempo promedio de almacenaje sea el mínimo y se inviertan menos recursos.

 

A muchas pymes les preocupa el tener que negar una venta, por lo que deciden tener un gran inventario, pero es una práctica que suele desembocar en la falta de liquidez. Para evitarlo, considera un periodo adecuado de rotación de inventarios, donde el principal factor a considerar es el tiempo que te toma adquirir el nuevo pedido. La rotación no debe ser tan alta que compromenta la disponibilidad del producto, ni tan baja que implique tener productos almacenados mucho tiempo, recuerda, equilibrio.

"Sin inventarios, no hay ventas", por lo que es vital un correcto control de tu inventario, además implica poder tomar mejores decisiones, reducir costos, obtener una mayor rentabilidad y mejorar la satisfacción de los clientes.

 

 

¿Por dónde comenzar el inventario de mi tienda?

 

Si estás teniendo problemas para hacer tu inventario, o estás por iniciar un negocio, y necesitas preparárte o ajustar el proceso, te damos los 5 primeros pasos que debes dar para el correcto manejo de tu stock.

 

1. Prepara la bodega

Es importante tener un espacio fijo donde puedas depositar, de forma ordenada, la mercancía e insumos necesario para la producción o prestación de servicios. El lugar debe estar limpio, bien iluminado, libre de problemas de humedad o filtraciones de agua y con buena ventilación. Además, necesitarás anaqueles y armarios rotulados para organizar y ubicar rápidamente cada artículo.

 

2. Define el sistema de almacenamiento

Dependerá de las características de los artículos almacenados, el espacio disponible y las necesidades de circulación o fluidez, pero entre las opciones más usadas está el formato convencional que vemos en las tiendas mayoristas, basado en el uso de tarimas o palets, combinando artículos individuales en la parte baja y mercancías empacadas en niveles superiores.

 

3. Elige el sistema de codificación 

Registra las variables, como:

• Modelo.
• Número.
• Medidas.
• Peso.
• Color.
• Año de fabricación.
• Fecha de entrega.
• Fecha de caducidad.
• Proveedor.

Toda esta información es valiosa para definir los productos que deben salir antes de la bodega y cumplir con las entregas a la línea de producción o a los consumidores finales.

 

4. Incorpora una herramienta de control

La tecnología más adecuada dependerá de la cantidad de artículos que manejes. Si la operación es sencilla, puedes iniciar con una plantilla de Excel, pero es conveniente empezar con un software de administración empresarial eficiente, como Aspel SAE. También puedes considerar complementar con un sistema Punto de Venta que sincronice la salida de mercancías con el inventario, como Aspel CAJA y Aspel ADM Tienda.

 

5. Realiza un primer inventario físico

Antes de lanzarte con los primeros registros de entrada y salida de mercancía, haz un conteno manual para asegurarte de que tienes los datos reales sobre el stock disponible, de lo contrario, puedes encontrarte con discrepancias en los controles de inventarios y te encontrarás con problemas en toda la operación.

 

Conceptos clave para mejorar las decisiones de compra y tener un inventario más eficiente

 

El manejo del inventario es uno de los indicadores clave de la salud operativa y financiera de tu empresa. El exceso o falta de materias primas o mercancías, son extremos que debes evitar. 

Para empezar, debes entender el nivel ideal de inventario. De acuerdo con los especialistas, es aquel que garantiza el cumplimiento de la demanda, al mismo tiempo que se evita el exceso y se minimizan los costos. 

Luego, debes entender las cuatro variables que te permitirán definir la cantidad de productos a comprar y en qué momento:

 

1. Stock máximo

Es el máximo de inventario que puedes almacenar, de acuerdo con el tamaño de la bodega y la capacidad financiera. El detalle del stock máximo es que implica costos de mantenimiento, seguros, mermas e inversión "enterrada".

 

2. Stock de seguridad

Es el mínimo imprescindible que debes tener en almacén para cumplir con los pedidos. Un mal cálculo puede ocasionar demoras en las entregas, la pérdida de una venta o costos extras por comprar insumos en el último momento.

 

3. Punto de pedido

Indica cuándo se debe hacer una nueva solicitud de mercancía desde la bodega. Para definirlo hay que considerar el stock de seguridad, la solicitud de compra esperada y el tiempo que tardará en llegar al depósito. Por ejemplo, si en una tienda de abarrotes el stock de seguridad de latas de frijoles es de 15, se venden 10 al mes y el pedido demora 30 días en llegar, se debe hacer un nuevo pedido mensual cuando haya 25 latas en la bodega.

 

4. Lote económico

Es la cantidad de insumos o mercancía que debes pedir para tener costos mínimos de inventario. Cuanto más grandes sean los pedidos, más altos los costos de almacenamiento, mermas, etc., pero también debes considerar que cada pedido tiene un costo (de envío, administración y supervisión). La clave es encontrar el equilibrio entre ambas variables.

Para realizar este análisis completo es necesario tener información en tiempo real de las ventas y existencias, por eso es recomendable tener un soporte efectivo de administración empresarial que conecte las ventas con entradas y salidas del depósito, como con Aspel SAE.

 

¿Cómo ayuda un software Punto de Venta para hacer un inventario?

 

Los sistemas de Punto de Venta (POS) son cajas registradoras modernas que pueden gestionarse desde una tableta o dispositivo celular y permiten que los emprendedores pequeños e independientes puedan alcanzar una mayor rentabilidad. 

Con estas herramientas, es posible atender a un cliente desde cualquier punto de la tienda y llevar un control preciso del inventario. Si todavía no te decides a incorporar un software de Punto de Venta, te contamos las mejoras que ofrece en tu operación y rentabilidad. 

 

1. Flexibilidad y mejor servicio al cliente

Un Punto de Venta moderno, como Aspel CAJA, puede conectarse a diferentes dispositivos y periféricos, de forma que no es necesario que tus clientes se acerquen al mostrador o que tus vendedores registren la venta. Acortarás significativamente los tiempos de atención al cliente.

 

2. Registro en tiempo real de las operaciones

Las plataformas POS permiten integrar plataformas de administración empresarial para acceder a data valiosa. Por ejemplo, conocer qué tipo de persona compra más, la frecuencia con la que lo hacen y el tipo de productos que prefieren. Con esta información, puedes enviarle correos electrónicos a tus compradores sobre promociones especiales u obsequiarles un descuento especial para usar durante épocas donde las ventas bajan.

 

3. Mayor seguridad en las transacciones y el manejo de datos

Permiten mantener accesos controlados, donde cada usuario requiere una clave para ingresar a diferentes funcionalidades del software, de esta forma puedes mantener un control de quiénes están autorizados para realizar cambios importantes en la operatividad, como cambios de precios, cortes de caja, cancelación de notas, etc. 

Otra ventaja es que los POS tienen niveles de seguridad muy altos para controlar y mitigar los riesgos de fraudes o vulnerabilidades de información.

 

 

Ahora que conoces todos los beneficios y los pasos a seguir para mejorar tu gestión empresarial, no dejes pasar la oportunidad de implementar las soluciones que tenemos para ti en Siigo Aspel.

¡Prepárate para la llegada de la temporada de descuentos y ten el mejor control de tu stock para evitar perder ventas por la alta demanda! Conoce nuestros planes y transforma tu emprendimiento hoy.