19 | Diciembre | 2023

Actualizado 18 | Abril | 2024

¿Qué es un Sistema de Control de Inventario?

Todas las empresas hacen uso de inventario para suministrar sus operaciones y satisfacer la demanda de los clientes. Sin embargo, algunas pueden encontrar desafíos relacionados con el control. Aquí es donde los sistemas pueden mejorar la situación. 

En este artículo abordaremos lo principal que debes saber del control de inventarios, así como del sistema que puede facilitarte la gestión de tu inventario.

Importancia del control de inventarios

El control de inventarios es fundamental para cualquier negocio, pues garantiza una gestión eficiente de los recursos y una operación fluida. En primer lugar, te permite tener un conocimiento preciso de tus existencias en todo momento, facilitando la toma de decisiones informdas sobre compras, ventas y hasta para estrategias de marketing. Durante temporadas de ventas altas, como el Hot Sale, la demanda aumenta drásticamente en un corto periodo, volviendo el control aún más importante.

La capacidad de prever y satisfacer la demanda en tiempo real es esencial para capitalizar al máximo las oportunidades comerciales y evitar pérdidas por falta de stock o excedentes innecesarios. Además, un sistema de control de inventarios eficiente minimiza tus costos operativos, evitando la obsolecencia de productos y reduciendo el riesgo de pérdidas.

En eventos de venta masiva, la competencia se vuelve feroz y los márgenes de ganancia pueden ser ajustados, por lo que la capacidad de optimizar el inventario y maximizar su rotación no solo mejora tu rentabilidad a corto plazo, sino que también fortalece la posición competitiva de tu empresa a largo plazo. 

Por último, el control de inventrarios también es necesario para la experiencia del cliente, mantener un stock bien surtido y actualizado asegura que tus clientes encuentren lo que buscan de forma rápida y eficiente, contribuyendo a una experiencia más satisfactoria. Frente a temporadas de descuentos, la competencia es alta y la atención al cliente es fugaz, por lo que la disponibilidad de productos puede marcar la diferencia entre una venta exitosa y la pérdida de un cliente potencial. 

Métodos de control de inventario

A través de los años, se han desarrollado diferentes métodos y procedimientos para llevar el control de inventarios. A continuación, te presentamos los 6 básicos:

ABC

El método ABC, también conocido como 80/20, conlleva la calificación de las mercancías, dependiendo de la cantidad y el valor que representen. Se trata de definir la importancia de los productos, siguiente categorías:

• A: representan el 20% del inventario, pero su valor es del 80%. Suelen tener un bajo movimiento de venta.

• B: son el 40% del inventario y corresponden al 15% del valor. Son productos con una frecuencia de venta moderada.

• C: representan el 40% restante, con un valor del 5%. Son la parte de inventario menos costoso, pero con mayores ventas.

Es un método que permite identificar los productos con mayor impacto financiero.

PEPS

El método PEPS (Primera Entrada, Primera Salida), identifica los primeros artículos que ingresan al inventario para ser los primeros en venderse. Es un método comúnmente usado en la venta de productos perecederos, de modo que se evite su deterioro y puedan tener una rotación constante.

EOQ

Conocido como "Cantidad económica de pedido" (Economic Order Quantity), determina el monto de pedido que reduzca, en mayor medida, los costos de inventario. Se basa en:

• Demanda constante y conocida.
• Frecuencia.
• Pedidos en cuanto el stock se agota.

El EOQ consiste en realizar el pedido de materias primas cuando se llega a un nivel de inventario determinado. El objetivo es mantener un mismo nivel para hacer el pedido oportunamente.

UEPS

El UEPS (Última Entrada, Primera Salida) hace referencia a la venta de artículos más recientes. Es decir, los últimos productos que entran, son los primeros en venderse. Suele ser usado por empresas sin inventarios grandes ni artículos con fechas de caducidad.

Conteo cíclico

Implica el conteo de una parte de las existencias para encontrar inconsistencias a tiempo.

Precio ponderado

Es un método basado en un promedio de los precios por lote. Multiplica cada precio por el número de unidades a ese precio, el resultado se suma y divide entre la suma total de unidades.

¿Qué es un sistema de control de inventario?

Ahora bien, un sistema de control de inventario permite la gestión adecuada de tus productos, materias primas y movimientos. Facilita el seguimiento de las compras, mantenimiento organizado de la cadena de suministro y el registro de movimientos realizados en el almacén por las compras.

Muchas veces son sistemas a base de datos, generados con listas importadas, códigos de barras o algún otro registro de los productos que se haga, de modo que lleve los cálculos de entradas y salidas del almacén.

Tipos de sistemas de control de inventario

Dependiendo de la empresa, su tamaño y tipo de productos, se pueden identificar dos estilos de sistemas para el control de inventarios.

Periódico

Hace un recuento frecuente de las mercancías, puede ser mensual o anual, y suele hacerse de forma manual. Normalmente, es usado en la gestión de inventarios pequeños, por lo que no es ideal para empresas con inventarios extensos ya que se presta al error humano.

Permanente

Por otro lado, está el sistema permanente que usa tecnología para mantener un conteo y registro preciso del inventario, usando una base de datos centralizada para el seguimiento de los productos.

Beneficios de un sistema de control de inventario permanente

Usar un sistema de control de inventario permanente significa una serie de beneficios para las empresas:

• Optimización de existencias: mantiene un equilibrio entre la oferta y demanta, evitando excesos o faltantes, lo que minimiza costos de almacenamiento y pérdidas de ventas.

• Eficiencia operativa: automatizan tareas relacionadas con la gestión de inventarios, liberando tiempos y recursos para otras actividades comerciales.

• Información en tiempo real: mejora la toma de decisiones al proporcionar información sobre el estado del inventario, lo cual es especialmente útil en la preparación de temporadas de ventas altas.

• Prevención de pérdidas: ayudan a prevenir pérdidas debido a robos internos o externos, así como reducir pérdidas por productos obsoletos o vencidos.

• Mejora en la cadena de suministro: una eficiente gestión del inventario contribuye a una cadena de suministro efectiva, permitiendo una coordinación más precisa con proveedores y socios comerciales.

Mejora tu control de inventario

Un sistema de control de inventario bien implementado aumenta la eficiencia y rentabilidad de tu empresa, al mismo tiempo que mejora la satisfacción de tus clientes y te mantiene competitivo en el mercado. Como queremos verte triunfar, te tenemos Aspel PROD, el software que va más allá de solo controlar tu inventario, podrás administrar y controlar tus procesos de producción, gestionar tus órdenes de producción, dar un seguimiento a tus procesos, asignar recursos, entre otras funcionalidades.

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