14 | Septiembre | 2023

¿Qué es un Sistema de Control de bancos?

Administrar de forma eficiente la tesorería de un negocio suele representar un reto en la medida que empieza a crecer. Es por eso que en esta labor un Sistema de control de bancos representa una excelente solución. ¿Cómo funciona esta herramienta tecnológica? A continuación te lo explicamos. ¡Te invitamos a seguir leyendo!

Empecemos por definir qué es un Sistema de Control de bancos: se trata de un software o programa informático diseñado para gestionar y dar seguimiento a las operaciones bancarias de una empresa. Se trata de una herramienta que contribuye a lograr la óptima administración financiera en un negocio. 

Dentro de los principales beneficios de un Sistema de control bancario, también conocido como software bancario o Sistema de Administración Financiera de Tesorería, es que permite automatizar las operaciones relacionadas con múltiples cuentas bancarias y mantener al día los registros de ingresos y egresos. 

Funciones de un Sistema de Control de bancos

Para conocer esta herramienta con más profundidad, revisaremos a detalle las funciones que tienen estos programas y de qué manera simplifican la gestión de la tesorería de los negocios:

1. Visualiza información detallada de tus cuentas

Gracias a un práctico tablero, puedes consultar fácilmente en modo de “vista previa” indicadores útiles como: saldos reales y en tránsito de cada cuenta bancaria, por periodos (mensual, bimestral, trimestral o anual).

También muestra información detallada por conceptos, ya sea de ingresos o egresos. Por otro lado, es posible personalizar el tablero y el tipo de gráficas, de acuerdo con la información que se desea conocer. 

2. Administra los movimientos de las cuentas bancarias 

Puedes dar de alta diversas cuentas bancarias, con la posibilidad de registrar el tipo de moneda que se maneja en cada una y los tipos de concepto, incluso distinguir cuentas de bancos extranjeros, para su registro contable, con el fin de facilitar las operaciones en moneda nacional y extranjera.

También puedes dar de baja las cuentas que no utilices, pero con la posibilidad de consultar si tuvo movimientos. 

3. Tener un control concentrado de las cuentas bancarias

Se trata de la forma más efectiva de llevar un control del dinero, al optimizar la captura de depósitos, retiros, pagos, cheques y transferencias entre cuentas. Por otro lado, comprobar cada movimiento al poder asociar y consultar los archivos, incluyendo Comprobantes Fiscales Digitales (CFDI).

Te sugerimos leer: ¿Qué es un Sistema de Facturación Electrónica?

4. Mejorar el control de los cheques emitidos

Gracias a que ofrece la posibilidad de registrar varios conceptos de cargo, en el mismo cheque (multi-concepto), es posible pagar varios documentos con un solo movimiento. Además, al contar con un catálogo de beneficiarios a pagar y tener un formato de póliza de cheque prellenado con los datos del movimiento, se agiliza el proceso de pago de cuentas.

5. Programar movimientos recurrentes para tenerlos en la agenda

Esta funcionalidad te permite realizar cobros y pagos, mediante la autorización rápida de movimientos programados. Por otro lado, te permite identificar movimientos vencidos, con el fin de dar un mejor seguimiento a las cuentas por cobrar y por pagar. Además, es posible generar reportes de pronóstico de ingresos y egresos.

6. Obtener información financiera precisa en todo momento

Como, por ejemplo, obtener un resumen por cada cuenta: saldo inicial y actual, cargos y abonos, en tránsito y sin tránsito. Así como generar reportes de conciliación contable y bancaria por periodo o con otro tipo de información específica, consultas que pueden ser exportadas del sistema a hojas de Excel. 

7. Realizar la conciliación de forma automática

Otra de las ventajas de este tipo de software, en términos de eficiencia administrativa, tiene que ver con la facilidad para identificar los movimientos y conciliarlos: a partir de un archivo de Excel, del estado de cuenta bancario, se detectan los pagos y el sistema los concilia en automático con la información registrada.

8. Conectar varias sucursales o colaboradores remotos

Contar con un sistema de control de bancos también permite sumar eficiencia al trabajo colaborativo entre el personal involucrado, independientemente de si están en distintas sucursales o si trabajan de forma remota, lo que contribuye a mantener los registros siempre actualizados y poder realizar consultas con información confiable y de forma oportuna, para la toma de decisiones importantes. 

9. Mantener tu información segura y bien resguardada

Estos sistemas permiten tener un control de acceso a usuarios, con el fin de mantener la información a buen resguardo. Además, ofrecen la posibilidad de realizar respaldos automáticos, para guardar la información siempre que sea necesario. 

¿Tu negocio necesita un Sistema de control bancario? 

A continuación, te presentamos algunas interrogantes que podrías plantearte para identificar si tu negocio requiere de adoptar un software automatizado para administrar las cuentas bancarias:

¿Inviertes excesivo tiempo en llevar a cabo registros manuales?

Independientemente de las dimensiones de tu empresa, el proceso de registrar información manualmente consume tiempo y demanda precisión. Mantener actualizadas las cuentas y garantizar la integridad de la información puede ser un desafío. Sin embargo, estas tareas pueden ser simplificadas a través de la automatización.

¿Has notado errores derivados de la introducción manual de datos?

Los registros manuales suelen ser propensos a errores, lo que puede resultar en cifras inexactas. Estas imprecisiones no solo dificultan la planificación presupuestaria y la evaluación de futuros escenarios financieros, sino que también impactan la planeación y la salud económica general de la empresa. También pueden resultar en inconsistencias a nivel fiscal.

¿Detectas dificultades en la gestión del flujo financiero?

La opacidad en el seguimiento de los flujos de ingresos y gastos puede llevar a problemas financieros y dificultades para identificar las fuentes de error. Es en esos momentos, cuando contar con una plataforma que ayuda a simplificar la gestión financiera se vuelve crucial.

¿Tu empresa opera con múltiples cuentas bancarias?

Para administrar eficazmente los recursos empresariales, suele ser necesario tener diversas cuentas bancarias, como nómina, cheques, ahorros y moneda extranjera. Sin embargo, la administración de múltiples cuentas conlleva desafíos crecientes. En este contexto, la solución idónea es la implementación de un software especializado.

¿Necesitas mejorar el monitoreo de cuentas?

Un seguimiento preciso de las cuentas por pagar y por cobrar, así como una conciliación adecuada de los pagos son fundamentales para mantener relaciones sólidas con clientes y proveedores. Como vimos, un software bancario se convierte en una herramienta invaluable en esta tarea.

Así que, si alguno de estos indicadores resuena con tu situación empresarial, es posible que estés listo para adoptar un Sistema de Control de bancos. Recuerda que automatizar y optimizar tus procesos financieros no solo te permitirá ahorrar tiempo y reducir errores, sino que también fortalecerá la salud financiera de tu negocio en general.

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¿Para qué empresas están diseñados los sistemas de control de bancos?

Independientemente de su tamaño, las empresas pueden aprovechar estos sistemas para optimizar sus operaciones bancarias: desde pequeños negocios locales, hasta medianas empresas en expansión, todos encontrarán en una manera efectiva de supervisar sus flujos de efectivo. 

Sobre todo si consideramos los beneficios de una gestión adecuada de la tesorería, que son invaluables para el progreso empresarial:

• Control y planificación de liquidez: La capacidad de supervisar minuciosamente los fondos disponibles y planificar su uso es esencial. Contar con la tecnología adecuada permite tener una visión en tiempo real de la liquidez, asegurando que los recursos estén siempre disponibles cuando se necesiten.

• Respuesta a las necesidades empresariales: La agilidad es crucial en los negocios y un sistema de control bancario es capaz de empoderar a las empresas, para responder rápidamente a las necesidades financieras, sin retrasos ni complicaciones.

• Reportes Precisos de Liquidez: Tomar decisiones informadas se vuelve posible gracias a los reportes detallados que ofrecen estos sistemas. La información sobre la liquidez es fundamental para trazar estrategias financieras sólidas.

• Gestión de riesgos: La incertidumbre financiera es inevitable, pero una gestión adecuada puede minimizar los riesgos y en ese sentido, los sistemas bancarios ayudan a identificar y abordar riesgos potenciales, blindando a la empresa ante problemas inesperados.

• Imagen empresarial intacta: Mantener una reputación sólida es esencial y esto se logra mediante un manejo eficaz de las finanzas, que no solo inspira confianza en los clientes y proveedores, sino también en los colaboradores internos.

Así que si tu empresa desea optimizar sus operaciones financieras, independientemente de su tamaño, puede aprovechar las ventajas de estas soluciones automatizadas para lograr un control financiero sólido y construir un futuro empresarial próspero.

Conclusión

Los sistemas de control bancario, como Aspel Banco, son herramientas tecnológicas diseñadas para realizar un seguimiento más eficiente de las transacciones financieras de las empresas, gracias a que contribuyen en la automatización y agilización de los movimientos en diferentes cuentas, con el fin de garantizar una gestión impecable de la tesorería. Además, están diseñadas para todo tipo de negocios: desde microemprendimientos hasta grandes compañías.