20 | Septiembre | 2022
Actualizado: 28 | Junio | 2024
¿Cansado de lidiar con montones de papel y dolores de cabeza fiscales? Un programa de facturación electrónica es el asistente ideal para encargarse de todo el papeleo, permitiéndote generar, enviar, gestionar, almacenar y hasta automatizar tus Comprobantes Fiscales Digitales por Internet.
Con un software simplificas todos los procesos relacionados con la emisión de CFDI 4.0, mientras te aseguras de cumplir con los requisitos fiscales establecidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Prepárate para ahorrar tiempo como nunca, mantener la seguridad de tus comprobantes fiscales, enviarlas por correo electrónico y tener un control total de tu información fiscal al alcance de un clic, optimizando tu flujo de trabajo, con un sistema de facturación. En este artículo te contamos todo lo que necesitas saber.
En México, se ha vuelto una necesidad el comprar un sistema de facturación electrónica adecuado, dado que es todos los contribuyentes que realizan actividades comerciales tienen la obligación de emitir facturas electrónicas. Por eso, te explicaremos lo más esencial que debes conocer para emitir CFDI 4.0 y escoger el software perfecto para ti.
El SAT se ha mantenido estableciendo lineamientos referentes a la facturación electrónica, todo con el objetivo de mejorar la eficiencia, seguridad y transparencia del proceso de facturación.
Por ejemplo, las facturas tradicionales tenían áreas que quedaban expuestas y que se cubrieron con la implementación del CFDI 4.0. Es por esto que es indispensable sepas manejar a la perfección estos comprobantes fiscales.
¿A qué nos referimos con "áreas expuestas"? La facturación tradicional presentaba ciertas problemáticas, como:
En respuesta, la autoridad fiscal introdujo el CFDI como método obligatorio a partir del 2010. Desde entonces, el SAT ha continuado la evolución de las facturas electrónicas con nuevas versiones y requisitos.
La más reciente es la factura electrónica 4.0 que entró en vigor en enero de 2022, e introdujo cambios importantes en la estructura y el contenido de las facturas electrónicas, así como la implementación de complementos para robustecer la información fiscal.
Los principales cambios son la posibilidad de emitir comprobantes fiscales online y el uso del XML. Si a estas alturas todavía tienes dudas, no te preocupes que aquí te las resolvemos.
Por un lado, nos encontramos con la facturación en línea que te permite emitir tus CFDI desde un sistema de facturación electrónica conectado a internet. Por ejemplo, el portal del SAT cuenta con una herramienta para generar tus facturas electrónicas; sin embargo, al ser un servicio gratuito, presenta muchos inconvenientes en cuanto a la eficacia y rapidez del sistema.
Como solución a esto, la autoridad fiscal permitió la aparición de "Proveedor Autorizado de Certificación" (PAC), empresas que tienen el visto bueno para emitir CFDI de manera legal y válida. A raíz de esto, puedes contratar un sistema de facturación con un PAC, como Siigo Aspel, sin depender del sistema de la autoridad fiscal.
Junto con la facilidad de facturar en línea, surgen los archivos XML (Extensible Markup Language), que contienen información detallada de una factura electrónica, de acuerdo con los requisitos establecidos por el SAT.
Es un archivo que respalda las operaciones, compuesto de elementos y atributos que siguen una estructura definida por el SAT para facilitar su lectura y garantizar la originalidad y validez de la factura.
Ya hablamos de la obligatoriedad y algunas de las ventajas de utilizar un sistema de facturación electrónica, llego el momento de saber cómo elegir el adecuado para tu negocio.
El proceso de selección es crucial para asegurarte de cumplir con tus obligaciones fiscales y aprovechar la inversión para optimizar tus procesos. Algunos pasos que puedes considerar para contratar y escoger un sistema o servicio son:
1. Define tus necesidades:
Para esclarecer tu posición, te puedes preguntar: ¿cuántas facturas emites al mes?, ¿cuánto estás dispuesto a invertir?, ¿qué funcionalidades necesitas?, o ¿cuál es la experiencia del Proveedor Autorizado de Certificación?
2. Investiga las opciones:
Compara proveedores en el mercado, sus características, precios, funciones, etc. Y, de ser posible, solicita demostraciones para conocer mejor el software y cómo funciona.
3. Selecciona el servicio que mejor se adapte a lo que buscas:
Toma en cuenta tus necesidades y presupuesto, además asegurate de que el sistema que elijas ofrezca un buen soporte técnico, no te dejes llevar por las ofertas más baratas.
En Siigo Aspel contamos con soluciones intuitivas asi como numerosos recursos para asegurarnos de que conozcas a fondo tu software, desde tutoriales, foros informativos y diversos materiales que te convierten en un experto.
También, considera las siguientes características para escoger el sistema adecuado:
4. Impleméntalo:
Dedica un tiempo para capacitar a tu personal y asegurarte de que utilicen el sistema de forma eficiente. Una vez listos, comienza su implementación y monitorea su uso para asegurarte de que cumpla con tus necesidades.
Ya que sabemos los pasos a seguir y aspectos a considerar en un sistema de facturación electrónica, pasemos entonces a una pregunta básica: ¿cuánto nos va a costar?
Los costos pueden variar, dependiendo de varios factores como las funcionalidades, el volumen de facturas que puedes emitir, la periodicidad de tu pago, etc. Pero oscilan entre los $200.00 y $3,000.00 mensuales.
En Siigo Aspel te ofrecemos planes anuales, para que realices un pago y te olvides del pendiente mensual. Asimismo, manejamos suscripción mensual, todo dependerá de tu presupuesto, la decisión es completamente tuya.
Con Siigo Nube Facturación puedes generar tus CFDI en su versión 4.0, la más reciente y única vigente. Está diseñado para mantenerte al día con los requisitos de la autoridad fiscal, por lo que se actualiza automáticamente con los lineamientos vigentes.
Siigo Nube Facturación te permite emitir tus CFDI de ingreso, notas de crédito, recepciones de pago, CFDI de traslado y su complemento Carta Porte.
Siigo Nube Facturación es un sistema alojado en la Nube, por lo que te permite acceder desde cualquier navegador, ingresando con tus accesos. Lo único que necesitas es un dispositivo con acceso a internet.
Sea que necesites salir de casa y únicamente tengas tu celular como herramienta de trabajo, puedes generar las facturas que tengas pendientes desde el navegador de tu móvil. ¡Así de fácil!
Gracias a la tecnología en la Nube, no es necesario estar atado a un dispositivo único con un software instalado, pudiendo entrar a la plataforma y a tu información desde donde estés.
Y puedes estar tranquilo sabiendo que tu información está segura y protegida gracias a los protocolos de seguridad en contra de ciberataques o cualquier desastre natural que pueda afectar servidores físicos.
La digitalización es una realidad y facturar en la Nube se ha convertido en un elemento fundamental que impulsa el proceso administrativo. Por lo tanto, es indispensable conocer a fondo lo que conlleva la emisión de facturas en línea.
La implementación de un sistema para emitir factura electrónica puede ser un proceso muy sencillo e intuitivo. Sin embargo, una vez que cuentes con tu herramienta, los pasos generales a seguir serían:
En México existen diferentes tipos de comprobantes que se pueden emitir con los sistemas de facturación electrónica. Los más comúnes son:
Fuera de tratarse de una de las obligaciones más importantes para el contribuyente, el facturar en línea cumple una serie de funciones que benefician tanto a las empresas como al Servicio de Administración Tributaria.
Por un lado, agiliza los procesos de facturación, dado que elimina la necesidad de procesos manuales, ahorrando tiempo y recursos. Así mismo, las facturas digitales tienen sellos y mecanismos de encriptación que garantizan su autenticidad, integridad e inalterabilidad.
Además, facturar en línea permite la integración con otros sistemas de gestión empresarial que te facilita la automatización de tareas y el seguimiento de los movimientos, optimizando los flujos de trabajo.
Del otro lado, facturar en línea le sirve a la autoridad fiscal para tener un mejor control fiscal para identificar fraudes y combatir la evasión fiscal. Igualmente, les permite automatizar los procesos de revisión y verificación, aumentando la eficiencia administrativa.
Los folios fiscales, también conocidos como UUID, son identificadores únicos que se asignan a cada factura y sirven para garantizar su individualidad y evitar duplicidades.
Está compuesto por 32 caracteres, divididos en 5 grupos de números y letras, separados por guiones. El folio es atribuido por la autoridad fiscal al momento del timbrado de la factura.
![[CTA][MX][CLUSTER][PROD][EMITE CFDI 4.0]](https://no-cache.hubspot.com/cta/default/2353964/interactive-168423436193.png)
El timbrado y sellado son dos procesos esenciales que garantizan la autenticidad e integridad de los CFDI.
El timbrado es el proceso de incorporar un Código de barras bidimensional (QR) al CFDI, conteniendo información fiscal relevante sobre la factura, como el RFC del emisor y receptor, el monto total y los impuestos aplicables. El timbrado se lleva a cabo cuando das aviso a la autoridad fiscal de que estás generando el CFDI, para lo cual se necesita el Certificado de Sello Digital (CSD) y el Sello Digital del SAT.
El sellado es, precisamente, el firmar digitalmente el CFDI con el CSD, garantizando que la factura no ha sido alterada desde su generación.
El complemento Carta Porte es un requisito que se pide desde 2022 para todas las mercancías que circulan en el interior del país. Sirve para respaldar la posesión legal de dichos bienes.
Al emitir un CFDI de traslado, es un requisito fiscal que se incluya el complemento Carta Porte, que contiene información sobre el emisor, receptor, transportista, descripciones de los productos e impuestos relacionados con el traslado.
Las facturas electrónicas han significado una agilización de procesos y la mejora de seguridad fiscal, pero las pymes y emprendimientos pueden enfrentarse a retos en cuanto a la transición que implica.
La clave para una transición exitosa radica en una planificación adecuada y la selección de un proveedor que te ofrezca un producto hecho a la medida.
La tecnología en la Nube para el servicio de generar facturas es un lado inexplorado. Se le puede sacar mucho provecho a esta opción, dado que ofrece una movilidad y flexibilidad sin precedentes, sin embargo, los principales "peros" que dificultan su transición, son:
Para superarlos es importante prepararse, buscar información confiable y acercarse a una asesoría profesional del proveedor para conocer a fondo la plataforma de facturación en línea, de forma que puedas aprovechar los recursos disponibles y facilitar la transición.
Los únicos contribuyentes exentos a generar facturas electrónicas por sus ingresos son los empleados, de acuerdo con el Código Fiscal de la Federación, debido a que el patrón es quien retiene los impuestos de sus ingresos. Todos los demás deben emitir facturas por sus actividades comerciales.
De nuevo sosteniéndonos del Código Fiscal de la Federación, se establecen diversas multas relacionadas a malas prácticas. Algunas son:
Adicionalmente, el SAT puede inhabilitar, suspender o cancelar el Certificado de Sello Digital (CSD) del emisor, por lo que no podrá facturar.
Despídete del desorden, gracias a que son archivos digitales, puedes aprovechar el espacio virtual para almacenar tus facturas, pudiéndolas consultar en cualquier momento y agilizando procesos como aclaraciones ante la autoridad fiscal, auditorías fiscales o para la actualización de tus estados financieros.
Optimiza la gestión de tus cuentas por cobrar y pagar tenineod informaión precisa y actualizada, garantizando una cobranza eficiente y reduciendo los tiempos de morosidad.
Al llevar tus procesos electrónicamente e implementar un software especializado, puedes acceder a reportes detallados con información clave sobre tus ingresos, egresos, productos más vendida, entre otros datos que te permitirán identificar tendencias, anticipar oportunidades y tomar decisiones estratégicas para impulsar el crecimiento de tu empresa.
Recordemos que la facturación permite la transparencia, lo cual fomenta una relación clara con tus clientes. Además, sacándole provecho a herramientas, como las de Siigo Aspel, puedes identificar a tus clientes más valiosos, sus hábitos de compra y sus preferencias, permitiéndote desarrollar estrategias personalizadas.
![[CTA][MX][CLUSTER][CONT][NOVEDADES CFDI 4.0]](https://no-cache.hubspot.com/cta/default/2353964/interactive-168415003525.png)
Gracias a los estrictos protocolos de seguridad, facturar electrónicamente garantiza autenticidad, integridad y confidencialidad de tus comprobantes fiscales. Recordemos que los sellos digitales y la firma electrónica eliminan la posibilidad de alteraciones o falsificaciones, previniendo fraudes.
Integrando un sistema de facturación puedes atuomatizar los cálculos, desgloses de impuestos y, claro, la generación de facturas precisas, mejorando la eficiencia de tus procesos.
Con Siigo Aspel obtienes soluciones que actualizamos automáticamente para mantenerte siempre al día, asegurándonos de tu cumplimiento con las últimas disposiciones del SAT. Despídete de errores de precisión o emitir CFDI incorrectos.
La facturación electrónica facilita la emisión de facturas de ventas realizadas en tu comercio electrónica. Integra las soluciones de Siigo Aspel para optimizar tu proceso y ofrecer una experiencia de compra fluida a tus clientes. También puedes simplificar la gestión de pedidos generando facturas, notas de crédito y recibos de manera automática.
Olvídate del deterioro de tus comprobantes fiscales, al ser un proceso electrónico puedes implementar la facturación en la Nube, como Siigo Nube Facturación para emitir tus CFDI en línea, que te permite almacenar tus comprobantes de manera segura en servidores de última generación, con acceso remoto desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
Consulta, emite y gestiona tus facturas con Siigo Aspel. Da el paso hacia la agilización y simplificación de procesos con Siigo Nube Facturación, la plataforma que necesitas para tener una mayor flexibilidad, al mismo tiempo que aseguras el cumplimiento de tus obligaciones fiscales.
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