10 | Marzo | 2023
Sin duda, el departamento de Recursos Humanos es una de las áreas más importantes de toda empresa o negocio, ya que se encarga no solo de la gestión administrativa, sino también de establecer y regular las normas que velarán por los derechos y obligaciones del Capital Humano para que puedan realizar su actividad de la mejor manera y recibir los beneficios y prestaciones de ley que la empresa ofrece y debe cubrir.
Tanto sí colaboras como encargado del departamento de Recursos Humanos a nivel directivo o administrativo como si eres un empleado que quiere conocer maneras prácticas para desarrollar mejor tus funciones o detectar qué no está haciendo bien esta área y quieres darles sugerencias puntuales, aquí encontrarás información muy útil para ello. Recuerda que el personal a cargo de los recursos humanos tiene que contar con habilidades que le permitan implementar las mejores prácticas de manejo de personal.
Entre las principales habilidades que el personal de Recursos Humanos debe tener y saber aplicar están todas aquellas que fomenten la unidad y eficiencia entre los equipos de la organización a través de:
Así, el reto del departamento de recursos humanos es: organizar a los empleados, asegurar la productividad, medir los resultados y promover la motivación y felicidad laboral. Sobre todo, con mayor precisión ahora que las modalidades de trabajo híbrido y la tercerización de funciones han traído algunas complicaciones para el apoyo tanto por parte de los mandos medios del área de Recursos Humanos como de otras. Esto derivado de la contingencia sanitaria que causó que la manera de trabajar cambiara para siempre. El trabajo híbrido o teletrabajo el mejor ejemplo, pues se redujeron los espacios físicos como oficinas y salas de junta, y se tercerizaron funciones a través de freelancers o autónomos.
Una parte de la solución está en la clave de fijar reglas claras y comunicar las expectativas. La otra parte radica en la incorporación y desarrollo de habilidades, prácticas y herramientas nuevas que les ayuden a establecer mecanismos amables de control a través de la tecnología.
Los expertos señalan que existen son cuatro las principales funciones del departamento de Recursos Humanos en las que debe enfocar su atención para hacer que toda empresa, compañía o negocio pequeño o grande sea lo más funcional y productivo posible; estas son:
A raíz del distanciamiento social y el aislamiento laboral muchos empleados se sienten frustrado, desmotivados e incluso enojados con su nueva situación laboral; por ello, es fundamental que los responsables del departamento de Recursos Humanos, desde sus directivos o gerentes hasta los asistentes y becarios, sepan ponerse en el lugar de los trabajadores: entender sus razones y sentimientos, apoyarles para que amplíen su perspectiva, darles alternativas para que perciban las ventajas del trabajo remoto.
Cuando los empleados se sienten escuchados y comprendidos pueden hallar más motivadores para su desempeño, para ser más creativos e innovar en las estrategias para realizar sus funciones desde un puesto de trabajo que ahora les ofrece una modalidad más libre; y que a su vez les exige un mayor nivel de compromiso en el que ellos ponen su propio ritmo.
Pero no todo es "color de rosa". Uno de los principales problemas del trabajo híbrido es que los empleados pueden llegar a sentir que sus líderes o jefes no confían en su capacidad de autonomía para realizar su trabajo y poder gestionar su propio tiempo. Esto se agrava cuando caen en cuenta de que deben dar explicaciones todo el tiempo, generar reportes sobre los resultados alcanzados o demostrar que están frente a la computadora.
La estrategia para no tener que demostrar a cada momento que se está trabajando con eficacia está en recibir instrucciones claras y conocer los tiempos de entrega exactos; así los empleados pueden organizarse y ser más productivos.
Asimismo, es muy importante expresarles confianza en que entregarán a tiempo una tarea; ya que les hacer saber que la empresa comprende que tanto si deben trasladarse o no a su lugar de trabajo puede haber imprevistos tanto en el exterior como en casa. Por ello es imprescindible el punto anterior sobre la empatía: para demostrar que existe flexibilidad y comprensión, claro, siempre que la impuntualidad no se convierta en una situación recurrente, por ejemplo.
Para ello, puedes implementar relojes checadores, como los incluidos en algunas aplicaciones de nómina, como Aspel NOI, desde las cuales el colaborador puede notificar a tiempo alguna incidencia o enviar un justificante por retardo o emergencia médica, solicitar un permiso o notificar la causa de una ausencia. Así la confiabilidad será mutua, pues de antemano sabe que la empresa le ofrece una herramienta mediante la cual le escucha y entiende para que la circunstancia por la que atraviese no se convierta en un problema. Aquí la clave es la honestidad del empleado y el compromiso de la empresa hacia él a través de la herramienta que le ofrece.
Como mencionamos antes, es vital para toda empresa o negocio que su departamento de Recursos Humanos comprenda que una de sus funciones no es el querer controlarlo todo, ni siquiera los directivos o el dueño deben incurrir en esta mala práctica que atenta directamente contra la autonomía, el compromiso, la productividad, el trabajo en equipo, la innovación y la felicidad laboral.
Actualmente, una solución es procurar el diseño de procesos y mecanismos para la medición de resultados; comunicarlos, recordarlos de manera periódica y luego dejar que los empleados trabajen por su cuenta. Aquí se refuerza el punto de la confianza. De este modo se verán envueltos en situaciones favorables en las que cada vez deban tomar decisiones más importantes.
Las situaciones que traen consigo cambios en una empresa tiende a ser proclives a generar la pérdida de las conexiones laborales e interpersonales auténticas entre superiores y compañeros. Este es un problema o fenómeno laboral que se evidencia más en los negocios que han adoptados sistemas híbridos de trabajo. Por eso, es básico que los responsables del departamento de Recursos Humanos dediquen tiempo y esfuerzo a pensar en ideas nuevas para generar y mantener relaciones fuertes y verdaderas dentro del equipo.
Un vínculo estrecho en las relaciones laborales, por ejemplo, puede darse a través de actividades presenciales periódicas, el reconocimiento público de los logros de cada equipo, un correo electrónico o newsetter internos que contengan un mensaje propositivo y alentador del dueño del negocio, así como también a través de la equidad en el trato para los colaboradores remotos y los que permanecen en la oficina.
Es evidente que un departamento de Recursos Humanos organizado y funcional trae grandes beneficios al corto, mediano y largo plazo, como lo una baja en los costos de operación y una mayor satisfacción laboral.
Alcanzar esos beneficios puede darse por medio del uso de herramientas que eliminen las complicaciones; es decir, simplificar y automatizar las tareas complejas. Así, los sistemas de administración de nómina como, Aspel NOI, contribuyen a llevar un mayor y mejor control de la asistencia, la medición de la productividad o evaluación del desempeño, la coordinación de equipos híbridos y la comunicación de cualquier cambio en las políticas de trabajo.
Sabemos que en el departamento de Recursos Humanos hay una gran presión por obtener resultados, por eso es que necesita incorporar nuevas habilidades, prácticas y herramientas para poder desarrollar sus objetivos, para que en consecuencia pueda hacer sentir a los empleados que cumplir con sus objetivos y tareas es más fácil, tener tranquilidad, satisfacción por su aporte y... ser feliz.
Ya revisamos cuáles son las principales habilidades del departamento de RRHH, en cuanto al fomento de una cultura laboral óptima y un buen ambiente (clima laboral) para que las funciones del departamento puedan ejecutarse con éxito. Sin embargo, no se limita únicamente a ello. A continuación, te describimos otras de sus funciones primordiales que no debes obviar ni perder de vista, pues de ellas depende que tu plantilla laboral cuente con los candidatos más talentosos y competitivos para que formen filas en tu Capital Humano.
Esta tarea parte desde el anuncio descriptivo acerca de los puestos de trabajo vacantes, el proceso de reclutamiento o selección de personal, las evaluaciones y la contratación de los candidatos hasta la administración y protección de sus datos e información personal.
Lleva un control acerca de todo lo relacionado con el salario o pago que el colaborador percibe a cuenta de su trabajo. Se encarga de la administración de la nómina apoyado en el departamento de Contabilidad, para generar la facturación correspondiente y expedir los comprobantes de pago. Da seguimiento a los procesos de seguridad social e incapacidad por accidente o enfermedad. Se cerciora de que las prestaciones de ley y beneficios que la compañía otorgue se apliquen en tiempo y forma. Efectúa el control de asistencia. Calcula las aportaciones y deducciones a la nómina por temas de aguinaldo, vacaciones y prima vacacional, fondo de ahorro, bonos, gastos médicos mayores, etc.
Valida los estudios y aptitudes del candidato. Implementa las métricas para detectar necesidades y áreas de oportunidad tanto de los empleados como de las distintas áreas. Fija los objetivos profesionales. Establece cómo será el desarrollo de las técnicas de crecimiento profesional. Delinea la función de cada puesto de trabajo. Reconoce a aquellos empleados cuyo potencial es mejor que el esperado y les motiva a superarse.
Para la prevención de riesgos laborales implementa manuales para salvaguardar la salud física en casos de emergencia. Diseña programas para el cuidado de la salud física y mental. Aplica la evaluación diagnóstica para detectar problemas emocionales que afecten el rendimiento de los trabajadores.
Para esto crea el plan estratégico mediante el cual los distintos departamentos y sus integrantes puedan desempeñar sus tareas en un ambiente de trabajo óptimo y saludable. Observa que la conducta adecuada de los trabajadores con el objetivo de promover el respeto, la lealtad y la confidencialidad.
Se encarga de la organización de dinámicas que hagan latente la importancia de hacer valer y respetar la filosofía de la empresa: desde sus preceptos y objetivos que le dan identidad. Regula que los departamentos estén alineados hacia objetivos comunes. Cuida que la reputación de la marca sea congruente con sus valores de cara a los empleados, a los usuarios o consumidores y a otras empresas.
En apoyo con el departamento de Comunicación da a conocer oportunamente qué ocurre tanto dentro como fuera de la empresa: cuáles han sido los logros, qué objetivo falta por cumplirse, cuáles son las necesidades profesionales que hace falta cubrir.
A través de la observación y planificación idea estrategias que promuevan el desarrollo interpersonal e inviten al empleado a participar activamente en las campañas de recreación y capacitación, para que su labor sea más llevadera, su formación más completa y sus relaciones con sus compañeros más sanas. Por ejemplo, algunas empresas organizan talleres de lectura, campeonatos de deportivos o de conocimientos, elaboran "cajas de herramientas" virtuales en las que los empleados puedan encontrar distintos materiales que les permitan incentivar su creatividad tanto en la oficina como en su hogar.
Pone en claro a toda la plantilla laboral las normas o reglas internas, los mecanismos de seguridad personal y de protección del equipo técnico. Explica las bases para participar en un plan de carrera. Expone el análisis de los reportes de resultados. Invita a que los trabajadores contribuyan con sus propios planes de acción para esclarecer funciones o actividades. Capacita constantemente a los diferentes equipos a través de cursos y talleres para que puedan lograr más ventas o para desarrollar aquellas aptitudes que exalten su potencial, por ejemplo.
Una de las funciones de mayor importancia del departamento de recursos humanos es ser un enlace de entendimiento entre el empleado y su empleador: desde el inicio de su proceso de reclutamiento hasta en el día a día en que efectúa su función y llegue a presentar problemas para desempeñarla, e incluso cuando éste decide dejar la empresa por así ya no convenir a sus intereses. Ya que Recursos Humanos es quien lleva esta gestión a fin de hallar la mejor manera en que ambas partes hallen un punto de acuerdo o de solución ante un conflicto.
Gracias a su experiencia en el ámbito de la psicología humana puede dar soporte o contención al trabajador cuando presente situaciones emocionales o de estrés que le rebasen para desempeñar correctamente sus funciones y tener un buen rendimiento. Para atenderlo puede elaborar test de evaluación psicológica y con base a los resultados canalizarlo hacia una atención más personalizada de la mano de un especialista de la salud mental, ya sea interno o externo.
Como has visto, el departamento de Recursos Humanos es una de las bases del éxito de todo negocio, pues en él recae la responsabilidad de asegurar que la empresa cuenta con el personal necesario para alcanzar sus objetivos, puede gestionar los cambios en el clima laboral (por ejemplo, luego de un recorte de personal) y promover el desarrollo efectivo del talento mediante un proceso eficiente.
Sin un proceso metodológico basado en la estrategia el personal del área se limitaría a contratar de manera improvisada, sin criterios objetivos de selección. Entonces, su labor caería solo en el ámbito de la gestión de recursos humanos matemática, o sea, del cálculo y el pago de la nómina o el reemplazo de empleados que renuncian o son despedidos. Esto sería catastrófico, ya que el grupo de trabajo no tendría idea de cuál es su rol efectivo dentro de la empresa y desconocería qué responsabilidades tiene: carecería de capacitación, se sentiría desmotivado y no desarrollaría capacidades para trabajar en equipo, y, lo más grave, la empresa no tendría una cultura corporativa.
En resumen, toda la empresa pequeña y grande que cuenten con un área de administración de personal, requiere de varios procedimientos comunes a considerar:
Definición de perfiles laborales, establecimiento de niveles de salario y prestaciones, publicación de ofertas laborales a través de diferentes canales (redes sociales, medios de comunicación, etc.) y las entrevistas.
Filtro de los candidatos interesados con base en sus estudios, conocimiento, experiencia, recomendaciones y aptitudes.
Gestiona los trámites de alta del nuevo trabajador: firma de contrato, alta ante el Seguro Social, apertura de cuenta bancaria para el depósito de la nómina, etc.).
Prepara al nuevo colaborador para el adecuado desempeño de funciones a modo de reducir su curva de aprendizaje y adaptación.
Incluye el cálculo de pago de salarios, vacaciones, aguinaldos, bonos, entre otros beneficios; además de los pagos a la seguridad social e impuestos.
Fija lineamientos de rendimiento, los monitorea y mide, e incentiva a los colaboradores para que puedan alcanzarlos a través de premios económicos, capacitación o un plan de carrera.
Evita que los profesionales mejor formados abandonen la empresa por razones de cansancio, desmotivación o por una mejor oferta laboral. Atiende las quejas más comunes y las necesidades de los colaboradores.
Crea un ambiente agradable basado en la comunicación asertiva, la colaboración entre diferentes áreas, objetivos comunes, lazos saludables y una gestión adecuada de los conflictos (que invariablemente son inevitables).
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Gracias por llegar hasta aquí. Estamos seguros de que con estas sugerencias podrás hacer de tu departamento de gestión de laboral un área más funcional en pro de una cultura laboral de puertas abiertas y a la vanguardia que su campo de acción requiere: desde el uso de nueva tecnología hasta el diseño de políticas laborales más humanas.
Porque no olvides que los colaboradores de hoy piden confianza, autonomía y más flexibilidad. Mismas que si no las encuentran en tu empresa, las buscarán en otras oportunidades. Y aquí de lo que se trata es de captar y retener el mejor talento para que tu negocio siga en crecimiento.
Te invitamos a navegar por más contenido de nuestro blog, confiamos en que hallarás más información que te ayude a hacer de tu área de RRHH un trampolín de crecimiento para que todo candidato por contratar o empleado ya incorporado fomenten su talento de la mejor forma posible. ¡Inspírate!
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