14 | Septiembre | 2023

¿Qué es un sistema de nómina integral?

Empezaremos por definir un Sistema de Nómina Integral, que consiste en un software diseñado como herramienta para automatizar el pago de una empresa a sus trabajadores, gracias a que permite calcular automáticamente las percepciones y deducciones de los empleados. NOI es el nombre que recibe el Sistema de Nómina Integral de Siigo Aspel.

Dicho de otro modo, se trata de un programa informático diseñado especialmente para simplificar todos los procesos relacionados con el cálculo de nómina, pero también algunas tareas que deben cumplirse por ley, como el envío de comprobantes y la dispersión en las fechas correspondientes.

Para que puedas conocer a detalle todas las funcionalidades de estos programas y tengas elementos para definir si tu empresa necesita una solución de este tipo, en este artículo explicaremos cómo funcionan y cuáles son los beneficios de implementarlo en tu negocio.

¿Cuáles son las funciones de un Sistema de Nómina Integral?

Revisemos a detalle cada uno de los procesos que facilita un software especializado en nómina, que son las características que debes buscar en una solución tecnológica de este tipo:

1. Gestión del Capital Humano

Permite integrar un expediente con la información detallada de cada trabajador: el cargo que ocupa, el departamento al que pertenece, clasificación y afiliación en el IMSS y fotografía; por otro lado, en él es posible llevar un historial de la trayectoria laboral del empleado, cambios de puesto y de salario.

De esta manera, es más fácil gestionar los datos de cada trabajador para los trámites que se requieran, incluso la impresión de credenciales con detalles como la clave de RFC, CURP, Número de Seguridad Social (NSS), fotografía, entre otros. 

Por otro lado, permite recopilar toda la información acerca de faltas, horas extra, vacaciones, acumulados, entre otros datos. Esto hace más sencillo personalizar los cálculos para cada trabajador y administrar la nómina en general. 

2. Cálculo de percepciones y deducciones

Como sabes, realizar los cálculos para el pago de los trabajadores es una tarea meticulosa, que debe hacerse cuidadosamente para evitar cualquier error. Con un Sistema de Nómina, como Aspel NOI, es posible tener precargadas hasta 999 percepciones y 999 deducciones, de acuerdo con las disposiciones fiscales vigentes.

También ofrece amplia versatilidad para definir, en cada percepción, si el cálculo es una aplicación fija o variable, para poder obtener de forma correcta el Salario Diario (SDI) y sus partes gravables y exentas. Al mismo tiempo, esto contribuye a tener información precisa al consultar el historial de datos acumulados, mediante gráficos.

3. Registro de movimientos a la nómina

Estos sistemas automatizados también permiten integrar, de forma sencilla, movimientos por cada trabajador o percepción y clasificarlos de forma automática, de acuerdo con la Ley Federal del Trabajo (LFT). Estos datos de horas extra, faltas, vacaciones o incrementos salariales se pueden realizar desde una hoja de cálculo en Excel, un archivo de texto o XML, lo que agiliza el proceso.

Mediante este sistema de registro también es posible programar movimientos periódicos como aportaciones, fondos de ahorros y préstamos; por otro lado, también puedes administrar las vacaciones de cada trabajador, para calcular de forma automatica la prima vacacional, en línea con la antigüedad del colaborador. 

También hace posible computar de forma precisa los finiquitos y liquidaciones, de acuerdo con las disposiciones fiscales y la legislación laboral vigente. Además, puedes visualizar la información del recibo, antes de generar la factura correspondiente para el trabajador. 

4. Emisión y envío de recibos (CFDI tipo nómina)

Contar con un Sistema de Nómina Integral significa también contar con un proveedor autorizado para la generación de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) con Complemento de Nómina 1.2, de acuerdo con todos los requisitos fiscales y con timbrado de forma masiva, para asegurar su deducción.

El sistema también se encarga de realizar el envío automático de los CFDI, en formato PDF y XML, como lo establece la legislación laboral. Por otro lado, también cuenta con una herramienta para realizar la cancelación de los CFDI 4.0, con base en los procedimientos vigentes, incluso de forma masiva. 

Te sugerimos leer: Datos relevantes sobre el CFDI 4.0

5. Cálculo de impuestos

Uno de los detalles que deben manejarse con mayor precisión, en el cálculo de nómina, son los impuestos correspondientes y aportaciones de seguridad social, tanto de los trabajadores como de la empresa. 

Con un software especializado podrás hacer los cálculos de retención de ISR, cálculo anual, apegados a la Ley del ISR y su reglamento, así como impuestos locales, incluso podrás obtener reportes con el cálculo anual del ISR, para poder compararlo contra retenciones provisionales.

6. Envío de movimientos afiliatorios al IMSS

Con un sistema como Aspel NOI es posible realizar movimientos en el IMSS como bajas, modificaciones de salario y reingresos de los trabajadores, a través de Internet. No es necesario utilizar otra aplicación.

Esto hace factible dar un seguimiento exacto de dichos movimientos: llevar una bitácora con acuses de recibo y de respuesta, con la posibilidad de entregar los comprobantes a los trabajadores, así como la visualización del estatus de cada movimiento y tener un archivo de movimientos. 

7. Generación de reportes

Tener toda la información concentrada ofrece la posibilidad de generar reportes personalizables, para visualizar tendencias o comportamientos. Además, ofrece la opción de presentarlas en forma de listas, gráficas o tablas, para poder visualizarlas y analizarlas después. 

Podrás generar reportes de faltas, vacaciones, horas extra, de percepciones y deducciones, aportaciones de seguridad social (IMSS), así como por diferentes conceptos como departamento o puesto y exportarlos a Excel.

8. Adelanto de nómina

En el caso de Aspel NOI, una de sus grandes ventajas es que hace posible gestionar adelantos de nómina a los trabajadores, de acuerdo con las políticas establecidas por la empresa. Esta aplicación permite que los empleados soliciten un adelanto, desde su teléfono móvil, en caso de alguna eventualidad, mientras que la parte administrativa puede autorizarla o rechazarla.

El sistema ayuda a efectuar los desgloses correspondientes y realizar el descuento correspondiente en el pago siguiente. Este sistema te permite supervisar la transferencia exitosa del adelanto a la cuenta del trabajador.

9. Otras herramientas complementarias

Algunas otras funciones que tiene un Sistema de Nómina es el cálculo de utilidades, realizar un seguimiento de los contratos de los trabajadores, para renovarlos cuando es necesario, incluso realizar proyecciones del Infonavit, y SAR, para el cálculo de amortización del crédito.

Te invitamos a leer: Estas son las ventajas de un software de nómina

Beneficios de contar con un Sistema de Nómina Integral

Como hemos podido ver, al repasar las funciones de un software de nómina, su incorporación es de gran beneficio para mantener el control de toda la información y gestión de personal, con resultados altamente ventajosos para la empresa. Revisemos esos beneficios:

Reducción de tiempo invertido

Una de las ventajas destacadas es la reducción significativa del tiempo invertido en tareas rutinarias y registros manuales, debido a una disminución considerable en la carga de trabajo, relacionada con operaciones repetitivas, que con frecuencia resultan tediosas. Esto conlleva una optimización notable del rendimiento del personal dedicado a la elaboración de la nómina.

Reducción de errores en el cálculo

Otro punto clave es la minimización de los errores, inherentes a los cálculos manuales. Aun cuando los cálculos son realizados por profesionales expertos, la posibilidad de cometer errores persiste. Esto es de gran importancia si consideramos que los impactos adversos de estas inexactitudes, sobre percepciones o impuestos, afectan a los trabajadores, pero también a la empresa en su conjunto.

Contar con datos útiles para tomar decisiones

Como vimos, otro de los beneficios de un Sistema de Nómina es la posibilidad de condensar los datos y poder generar reportes dinámicos, que permitan analizar la información y tomar decisiones informadas sobre aspectos fundamentales en el negocio, con el fin de impulsar su crecimiento. 

Te invitamos a conocer los beneficios de Aspel NOI, el Sistema de Nómina de Siigo Aspel

Evita sanciones por llenado incorrecto o incumplimiento

El software de nómina también demuestra su valía al prevenir sanciones por parte de las autoridades fiscales. La emisión de recibos de nómina que no se ajustan a los requisitos legales conlleva el riesgo de enfrentar problemas. Asimismo, la equivocación en el cálculo de impuestos puede derivar en multas o recargos para la empresa.

Mejora la relación de la empresa con sus trabajadores

Una mejora sustancial en la relación entre la empresa y sus colaboradores también es una consecuencia directa del uso de software de nómina, debido a que ya no existen retrasos en los pagos, gracias a la precisión y ausencia de errores en los cálculos. Esto contribuye a un clima más positivo entre ambas partes. Incluso la implementación de políticas de anticipos salariales forma parte de una estrategia de retención de talento.

Beneficios económicos en el mediano y largo plazo

Finalmente, no se puede obviar el beneficio económico: el software simplifica el proceso de nómina, resultando en una reducción del equipo humano requerido para esta labor y, por consiguiente, en una disminución de los costos asociados.

Conclusión

La adopción de un software integral de nómina trasciende la mera automatización de tareas; se traduce en una gestión más eficaz del capital humano, en la reducción de errores y sanciones, la agilización de procesos y en la mejora de relaciones laborales, así como en la optimización de los recursos financieros de la empresa.

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