31| Agosto | 2023

¿Quieres controlar tus gastos empresariales? Prueba con un software contable

Una de las dudas recurrentes dentro de las pymes es cómo llevar el control de los gastos de forma eficiente y efectiva, con el fin de tener más claridad sobre el destino de los egresos, para poder optimizarlos y gestionarlos de la mejor manera. Todo esto, en beneficio de obtener un negocio más rentable y competitivo dentro de su mercado.

En este sentido, el uso de un software contable resulta imprescindible. Esta es una de las herramientas más efectivas para conseguir este objetivo, ya que consiste en un programa informático especializado y diseñado para poder registrar los movimientos diarios realizados al interior de las empresas, para así tener claridad y orden en la información.

En este artículo te contamos todo sobre este tipo de programas y las ventajas que conlleva su implementación.

¿Cómo mejorar el control de gastos?

Para llevar un control eficiente de los gastos, es necesario realizar un seguimiento puntual y detallado de cada ingreso y egreso, implementar un plan para optimizar los recursos, con el fin de evitar gastos innecesarios y monitorear continuamente las cuentas empresariales, para verificar que todo marcha conforme lo planeado. Para lograrlo, es necesario garantizar algunas condiciones:

• Tener claridad sobre los gastos fijos y variables de la pyme, para saber los recursos mínimos que son necesarios para la operación de la empresa. Por otro lado, conocer los gastos variables sirven para ajustar los precios, de acuerdo con las tendencias económicas.
• Visualizar la información de manera sencilla, en su conjunto y conocer esta información a detalle, es de gran importancia para planificar a futuro, identificar los rubros en los que pueden implementarse recortes, entre otras estrategias de optimización.
• Registrar, organizar y guardar todos los comprobantes de pago de forma segura. Esto no solo sirve para tener el respaldo de información que permita un registro confiable, evitar fugas de dinero, así como contar con la documentación relacionada que pudiera ser requerida por las autoridades fiscales.
• Deducir gastos relacionados con la actividad de tu negocio y de acuerdo con el régimen fiscal en el que está inscrita la empresa. Esto ayuda a disminuir la carga tributaria o permite conseguir devoluciones en el SAT.
• Conocer cuáles son las deudas a pagar o pasivos que tiene la empresa también es de utilidad para poder cumplir con ellos de forma oportuna y evitar recargos o sanciones, que llegan a afectar las finanzas de la empresa.

Además, para conseguir este objetivo, debes contar con una plataforma tecnológica que te permita centralizar la información, ya que los registros contables antes se hacían de forma tradicional en soportes físicos, como las libretas contables. Sin embargo, hoy en día se utilizan herramientas tecnológicas como los sistemas de contabilidad electrónica.

Te sugerimos leer: ¿Qué es la rentabilidad y por qué es importante para una empresa?

Beneficios de un software de contabilidad electrónica

El uso de un software contable resulta indispensable para el desarrollo y éxito de una pyme, mediante un correcto control de gastos, ya que tiene un uso sencillo e intuitivo y es de gran ayuda para hacer un seguimiento de los activos y pasivos del negocio, así como poder planificar las mejores estrategias. Revisemos las ventajas más importantes de su uso:

• Centralizar toda la información contable de la empresa en una sola plataforma, en la Nube, de manera que es más sencillo relacionarla y visualizarla.
  
  
• Tener la información contable, siempre actualizada y a la mano, gracias a que cuenta con un sistema de automatización de los movimientos contables y puede ser consultada, en línea, en cualquier momento.
  
  
• Mayor seguridad en el almacenamiento, debido a que está guardada de forma restringida, con un control de accesos, de acuerdo con el personal designado para poder consultar o gestionar la información, según se requiera en cada departamento o área de la empresa que está involucrada.
  
  
• Facilidad para manejar departamentos, proyectos y Centros de Costos, gracias a que estas plataformas ofrecen un análisis de la información financiera, mediante reportes específicos, donde es posible visualizar los movimientos de cada rubro en particular.
  
  
• Asociar los registros contables a los comprobantes de pagos, como una forma de mejorar la gestión de los procesos y evitar errores. Por otro lado, permite llevar el control de todas las operaciones realizadas en diferentes monedas.
  
  
• Poder obtener reportes con información específica, en cuestión de minutos, para tomar decisiones oportunas, que ayudan a incrementar la rentabilidad de la empresa y alcanzar sus metas de crecimiento.
  
  
• Hacer previsiones a futuro, con el fin de poder planificar y, en la medida de lo posible, anticipar riesgos que pudieran ser importantes para el desarrollo del negocio.

Conclusión

Ahora tienes mucha más claridad sobre la utilidad de un software contable, para llevar un registro puntual y sin errores, así como para conseguir la centralización y claridad necesaria en la información, con el fin de poder implementar las estrategias más eficientes, que permitan lograr un mejor control de gastos.

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