18 | Noviembre | 2021

Actualizado: 30 | Enero | 2024

 

Contabilidad electrónica para emprendedores

 

Desde julio del 2014 se oficializó la obligación de llevar una contabilidad electrónica para presentar al Servicio de Administración Tributaria (SAT). De modo que los asientos contables, registros y libros deben llevarse de forma digital para poder enviársela al SAT.

Sin embargo, puede ser una tarea un poco más tediosa de lo esperado, dado que no solo se trata de enviar archivos Excel. Existe toda una serie de especificaciones con las que debes cumplir para asegurarte de no tener ningún inconveniente con el SAT.

En este artículo, te contaremos todo lo que necesitas saber de la contabilidad electrónica, contestando las preguntas más frecuentes y asegurándonos de que, como emprendedor, tengas todas las herramientas que necesitas para llevar tu contabilidad electrónica sin mayor problema.

 

 

¿Qué es la contabilidad electrónica?

 

Primero lo primero, ¿a qué nos referimos con la contabilidad electrónica? Como mencionamos, no solo se trata de enviar por correo o de manera digital tu contabilidad en Excel.

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) la define como "el registro de todas las transacciones en medios electrónicos que realizan los contribuyentes y el envío de archivos en formato XML a través del Buzón Tributario". Es decir, la contabilidad electrónica es manejar información contable por medios digitales.

La implementación de llevar la contabilidad electrónica le permite al SAT recabar información de forma más sencilla, pudiendo procesar y auditar más rápida y precisamente.

Además, la contabilidad electrónica significa una transparencia de los datos contables, permitiéndole al SAT monitorear las operaciones financieras más efectivamente.

 

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Beneficios de llevar contabilidad electrónica

 

Ahora que sabemos qué es la contabilidad electrónica, su adopción simplifica el trabajo del Servicio de Administración Tributaria (SAT), pero también los procesos contables de los contribuyentes.

Una de las formas más fáciles de llevar la contabilidad electrónica es por medio de softwares contables que te den la flexibilidad para hacer tus procesos necesarios y poder exportar los archivos en formato XML, como lo pide el SAT.

Actualmente existen numerosas herramientas que permiten llevar la contabilidad electrónica para emprendedores, como Aspel COI, el sistema integral de contabilidad que te ofrece numerosos beneficios como:

 

• Administración y orden de tus cuentas: aprovecha las funciones de clasificación de cuentas, de acuerdo a costo de venta, activo circulante, entre otras y los códigos agrupadores del SAT. Además, puedes definir si se trata de una cuenta deudora o acreedora.

 

• Centro de costos o proyecto: identifica y clasifica toda la información contable de acuerdo a si es Centro de costos o un proyecto.

 

• Pólizas: utiliza las plantillas de pólizas que necesites y personalízalas según necesites. Desglosa los impuestos en los movimientos contables o genera movimientos con base en CFDIs.

 

• Contabilidad electrónica: cumple con la obligación fiscal de entregar tu contabilidad electrónica en formato XML exportándola de Aspel COI. También genera tu DIOT o emite la balanza de comprobación para tus reportes financieros.

 

• CFDIs: clasifica tus CFDI, descárgalos directamente del SAT y verifica el estado en la lista negra del SAT.

 

Estas son solo algunas de las muchas funciones que Aspel COI te ofrece al llevar tu contabilidad electrónica dentro de nuestro sistema. Te invitamos a conocerlo de primera mano registrándote a una prueba gratuita de 30 días.

 

¿Qué información se debe enviar y cómo?

 

Los documentos, como se ha mencionado, deben ser enviados en formato XML y se deben entregar por medio del Buzón Tributario, pero más adelante ahondaremos en eso.

Primero, vale la pena conocer específicamente la información que se debe incluir al presentar la contabilidad electrónica, como se comparte en el Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal.

 

• Catálogo de cuentas con código agrupador del SAT: es la base de la contabilidad electrónica, contiene la información de activos, pasivos, capital, ingresos, gastos, etc. Detalla todas las cuentas en las transacciones financieras de la empresa. Mientras que el código agrupador se trata de que los contribuyentes asocien las cuentas de su catálogo de cuentas al código agrupador.

 

• Balanza de comprobación: registra los movimientos de las cuentas, ofreciendo una visión actualizada de la situación de la empresa. Cada mes se debe elaborar y enviar la balanza de comprobación, incluyendo al cierre del ejercicio fiscal, por lo que, en total, se entregan 13 al año.

 

• Pólizas del periodo: deben enviarse solo cuando las autoridades fiscales las soliciten. Se tratan de documentos que registran detalladamente las transacciones de la empresa.

 

• Auxiliar de folios de comprobantes fiscales: permite identificar y vincular los folios fiscales de los comprobantes con las pólizas del periodo que se registren. Es opcional para quienes no vinculen los comprobantes fiscales en las pólizas del periodo.

 

• Auxiliares de cuenta y subcuenta: contiene el detalle de cada una de las cuentas y subcuentas, resume el total de movimientos en un periodo determinado. Incluye activo, pasivo, capital, ingreso, costo, gasto y resultado integral de financiamiento. También las cuentas de orden con saldo inicial, movimientos deudores y acreedores y su saldo final.

 

Presentar la contabilidad electrónica puede ser de manera mensual, trimestral y semestral a través del portal del SAT, accediendo a tu Buzón Tributario y entrando a la opción de "Envía tu Contabilidad Electrónica", dentro de "Otros Trámites y Servicios".

Para presentar tu contabilidad electrónica, asegúrate de que todos los archivos estén en formato XML y comprimidos en formato .ZIP, con la nomenclatura establecida:

 

 

¿Quiénes tienen la obligación de llevar su contabilidad electrónica?

 

Tanto personas físicas como personas morales están obligadas a presentar la contabilidad electrónica, teniendo las siguientes especificaciones:

 

• Personas físicas: personas con actividad empresarial o profesional con ingresos superiores a 2 millones de pesos. También quienes generen ingresos por arrendamiento, siempre que no usen la aplicación Mis Cuentas para su contabilidad.

 

• Personas morales: todas las personas morales están obligadas a llevar contabilidad electrónica, sean con fines lucrativos o no.

 

Los únicos contribuyentes que se ven exceptuados de esta obligación son las personas asalariados o personas físicas con actividad empresarial, profesional o en el régimen de arrendamiento con ingresos menores a los 2 millones.

Así mismo, las personas dentro del régimen de incorporación fiscal y registren sus operaciones en la aplicación de Mis Cuentas del SAT, tampoco están sujetos a esta obligación.

 

 

¿Qué pasa si los archivos tienen errores?

 

En cuanto a errores en los archivos a enviar, pueden haber 2 tipos:

 

• Errores informáticos: es decir, el archivo está roto o tiene algún detalle que no permite pueda ser leído.

 

• Errores de la contabilidad electrónica: la información de tu contabilidad es errónea, presenta omisiones u otros detalles.

 

Ante estos dos errores, podemos encontrar las siguientes soluciones. Si te encuentras con que tus archivos tienen errores informáticos, el sistema los rechazará en automático y te notificará.

De acuerdo con la Resolución Miscelánea Fiscal, puedes reenviar tus archivos tantas veces como sea necesario, hasta que sean aceptados. Siempre que sea, a más tardar, el último día del vencimiento obligatorio.

Si el archivo fue rechazado en los últimos dos días previos al vencimiento, tienes 5 días más para mandarlos, a partir de la fecha en que se notifica.

Por otro lado, si uno comete un error en la contabilidad y se necesita corregir, debes volver a enviar la información en un periodo de 5 días, a partir de la fecha en que realizas la modificación.

 

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Sanciones y multas

 

En el Código Fiscal de la Federación, se pueden encontrar las actividades que infringen los lineamientos y que, por ende, hacen al contribuyente acreedor de una multa. A continuación te resumimos cuáles son y en qué artículo del CFF las puedes encontrar:

 

Artículo 81. Fracción XLI

 

• No ingresar la contabilidad electrónica al SAT.

 

• Ingresarla fuera de los plazos.

 

• Ingresarla sin seguir las reglas de carácter.

 

• Ingresarla con alteraciones que impidan su lectura.

 

Estas infracciones conllevan una multa que va de los $7,110.00 a los $21,310.00.

 

Artículo 83

También establece algunas violaciones, para las que aplican diferentes multas, como vemos a continuación:

 

• No llevar la contabilidad: multa de $1,960.00 a $19,530.00.

 

• No llevar libros o registro especial, ni valuar o controlar inventarios: de $430.00 a $9,760.00.

 

• Llevar la contabilidad sin seguir lo dispuesto en el Código Fiscal de la Federación u otras leyes: de $430.00 a $9,760.00.

 

• No hacer los asientos, hacerlos incompletos, inexactos o fuera de los plazos: de $230.00 a $4,270.00.

 

• No conservar la contabilidad: $1,190.00 a $15,600.00.

 

• No identificar las operaciones con partes relacionadas: de $2,260.00 a $6,780.00.

 

Lleva tu contabilidad electrónica con la herramienta perfecta

 

Cumple con las disposiciones que conlleva tu régimen fiscal y aprovecha las funciones que un software contable te ofrece. Con Aspel COI podrás simplificar el proceso que representa la contabilidad electrónica para emprendedores y podrás cumplir con todos los requerimientos que pide el SAT. Además, puedes asegurar una correcta administración de tu tesorería con Aspel BANCO, la herraienta ideal para controlar la salud financiera de tu negocio.

 

 

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Mantén tu emprendimiento responsable, cumpliendo con todo lo que el SAT pide y teniendo tu información en orden.