22 | Septiembre | 2023

Actualizado: 28 | Junio | 2024

¿Qué opciones existen para emitir, de forma correcta, el CFDI 4.0 de nómina?

El uso de CFDI para sueldos y salarios se anunció en 2022 y comenzó a ser obligatorio desde el 30 de junio de 2023. Está de más decir que cumplir con las obligaciones fiscales es crucial para todas las empresas en México, por lo tanto, emitir correctamente el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI 4.0) de nómina es esencial para evitar sanciones y mantener una relación laboral transparente con los trabajadores.

Esta tarea se facilita al implementar herramientas de facturación electrónica adecuadas, pero no nos adelantemos. Para ayudarte con la obligación del uso de CFDI para sueldos y salarios, o CFDI de nómina, hemos preparado este artículo, para que tengas toda la información necesaria y garantices una correcta emisión.

¿Qué es el CFDI 4.0 de nómina?

El Comprobante Fiscal Digital por Internet de nómina (CFDI de nómina) es un documento electrónico que se genera al hacer uso del CFDI para sueldos y salarios, es decir, al realizar pagos a los trabajadores.

Puede usarse como constancia o recibo de pago, para efectos de la legislación laboral, brindando transparencia en las relaciones empleado-patronales y formalidad en las operaciones financieras de la empresa.

De acuerdo con la Ley Federal del Trabajo, los trabajadores tienen derecho a acceder a información detallada sobre conceptos y deducciones de pago en sus recibos. Por lo tanto, el CFDI para sueldos y salarios debe entregarse obligatoriamente, sea de forma electrónica o impresa.

¿Qué cambios trae el CFDI 4.0 de nómina?

Se implementó el CFDI 4.0 de nómina para facilitar el proceso de emisión y asegurar la coherencia en la presentación de la información. La actualización incluye cambios en la forma de mostrar los datos, requisitos adicionales y ajustes en el manejo de los datos fiscales.

Algunos de los principales cambios son:

• Homogeneidad de fechas

El formato de fecha en los atributos FechaPago, FechaInicialPago, FechaFinalPago y FechaInicioRelLaboral, se ajusta conforme al Anexo 20.

• Cambios en validaciones

Las validaciones referentes a la versión y forma de pago fueron eliminadas. En cambio, se agregaron validaciones como RegimenFiscalReceptor, ObjetoImp, ACuentaTerceros, InformacionAduanera, CuentaPredial, ComplementoConcepto y Parte.

• Incorporación de requisitos obligatorios

Se incorporan nuevos campos obligatorios que incluyen información del emisor y receptor, como nombre completo, RFC, dirección fiscal completa y régimen fiscal. Es importante que los datos del receptor del comprobante con uso de CFDI para sueldos y salarios, coincida con la información en la Cédula de Identificación Fiscal y la Constancia de Situación Fiscal del trabajador.

• Desglose detallado del sueldo

El CFDI de nómina debe incluir un desglose completo y detallado del sueldo, abarcando ingresos y percepciones, deducciones, días pagados, salario, salario integrado, periodicidad del CFDI, fecha de pago y periodo de pago. Esta información brinda transparencia sobre los conceptos y montos pagados a los trabajadores.

• Valores fijos definidos por el SAT

Existen valores fijos definidos por el SAT para los comprobantes de nómina, los cuales se establecen en los catálogos publicados por esta entidad. El uso de estos valores garantiza la uniformidad en la información y evita errores en la emisión de los CFDI.

• Identificación del concepto “Pago Nómina”

El CFDI 4.0 de nómina debe identificar claramente el concepto “Pago Nómina” en la descripción, acompañado del desglose del precio unitario e importe del salario bruto. Esta descripción precisa facilita la revisión y verificación de la información contenida en el comprobante.

¿Cómo emitir un CFDI 4.0 de nómina de forma correcta?

Existen dos opciones para poder realizar un CFDI 4.0 de nómina, la primera es a través de la herramienta gratuita del SAT y la otra por medio de un software de nómina, como Aspel NOI, de la siguiente manera:

1. Aplicación gratuita de generación de factura electrónica del SAT

Tanto personas físicas como morales pueden aprovechar esta herramienta del SAT. Permite emitir los comprobantes con uso de CFDI para sueldos y salarios utilizando la firma electrónica (para personas físicas) o con un Certificado de Sello Digital (para personas morales y físicas).

Es una alternativa para quienes no tienen presupuesto inicial para invertir en una herramienta de facturación. Para generar tu CFDI 4.0 de nómina desde el SAT debes:

1. Ingresar a la página del SAT e ingresar tu RFC y contraseña o e.firma.
   
   
2. Ubica en el menú superior “Mi Nómina” y despliega sus opciones.
   
   
3. Da clic en “Datos del Patrón” y llena el formulario con la información solicitada: RFC, nombre, CURP, régimen fiscal, etc.
   
   
4. Posteriormente, en el mismo submenú de “Mi Nómina”, selecciona la opción de “Datos de los trabajadores”.
   
   
5. Una vez dentro, deberás registrar a tus trabajadores, ingresando: RFC, Nombre, CURP, Tipo de Contrato, Tipo de Jornada, Núm. de Seguridad Social, Salario Diario, etc.
   
   
6. Por último, ingresa a “Recibo de Nómina”, igualmente dentro del submenú de “Mi Nómina”.
   
   
7. Ingresa toda la información que pide el sistema y genera el CFDI.
   
   
8. Descarga la factura electrónica de nómina en formato XML y PDF.

2. Realizar CFDI de nómina a través de un software de nómina

Emplear un software de nómina como Aspel NOI facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales, ya que, a veces, el sistema del SAT puede presentar fallas; si no que también te permite llevar un registro e historial de tus emisiones y trabajadores. Sin mencionar las varias otras funcionalidades que presenta.

Para emitir tu comprobante con uso de CFDI para sueldos y salarios deberás primero configurar el sistema con la información de tu trabajador y empresa:

1. Configura los parámetros, ingresando a la pestaña de “Configuración”, seleccionas la opción de “Parámetros del Sistema”.
   
   
2. Una vez aparezca la ventana, ve a la pestaña de “Configuración de comprobantes”, donde deberás dar clic en “Probar la Conexión” y “Firmar contrato”.
   
   
3. Dentro de la misma ventana de “Parámetros del Sistema”, dirígete a la opción de “Correo electrónico” para configurar los correos y puedas enviar automáticamente tus CFDI de nómina.
   
   
4. Posteriormente, en el menú superior del sistema, selecciona la opción de “Nómina” y abre “Parámetros de la nómina”.
   
   
5. Configura los datos obligatorios en percepciones y deducciones, y los datos del trabajador.

Una vez teniendo todos los datos necesarios y dados de alta en el sistema, para emitir y timbrar un CFDI de nómina:

1. Primero deberás hacer el cierre de nómina, desde “Administrador de periodos”. Selecciona la nómina que vas a generar y presiona el ícono de “Cierre de nómina”.
   
   
2. Luego es momento de timbrar los recibos. Para esto, dirígete a la pestaña de CFDI y da clic en “Recibos electrónicos”.
   
   
3. Selecciona al trabajador y presiona en la opción de “Timbrar” que aparece como un código QR.
   
   
4. ¡Y listo!

Te invitamos a leer: ¿Qué es el Sistema de Nómina Integral NOI y cómo funciona?

Consideraciones en el uso de CFDI para sueldos y salarios

Algunos de los principales aspectos que debes tener en menta para emitir correctamente un CFDI de nómina son:

• Inscribe a tu personal en el RFC bajo el régimen de sueldos y salarios.
  
  
• Solicita a tus colaboradores confirmen su régimen fiscal y código postal del domicilio fiscal.
  
  
• Emite y entrega el CFDI de nómina a tus trabajadores en tiempo y forma.
  
  
• Clasifica correctamente percepciones y deducciones de la nómina.
  
  
• Determina el ISR correcto por sueldos y salarios mensual.
  
  
• Registra y aplica el subsidio al empleo.
  
  
• Clasifica y registra el ISR a retener por sueldos en el CFDI respectivo.
  
  
• Incluye los viáticos y las comprobaciones correspondientes en el rubro de “percepciones”.
  
  
• Incluye las prestaciones, como el fondo de ahorro, en caso de aplicar.
  
  
• Solicita la Constancia de Situación Fiscal de tus trabajadores.

¿Qué pasa si un CFDI de nómina no cumple con los requisitos?

Por un lado, si la información del CFDI de nómina no coincide con la registrada ante el SAT, el comprobante fiscal no tendrá validez, por lo tanto, no puede ser deducible de impuestos en la Declaración Anual. Esto puede afectar la salud financiera de la empresa.

Para que los datos coincidan es fundamental poner el nombre del receptor con la misma estructura que tiene en el sistema del SAT, considerando acentos, espacios y puntos.

La correcta emisión del CFDI 4.0 de nómina es fundamental para todas las empresas, sin importar su tamaño o giro, por lo que es importante considerar las herramientas que utilizamos para ello.

Ya sea que implementes Aspel NOI o quieras innovar con nuestro sistema de facturación en la Nube, en Siigo Aspel encuentras al aliado que buscabas para agilizar y facilitar el cumplimiento de tus obligaciones fiscales.