22 | Septiembre | 2023

¿Qué opciones existen para emitir de forma correcta el CFDI 4.0 de nómina?

Cumplir con las obligaciones fiscales es una tarea esencial para cualquier empresa en México. Emitir el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI 4.0) de nómina de manera correcta es un aspecto crucial para evitar sanciones y mantener una relación laboral transparente con los trabajadores.

¿Qué es el CFDI 4.0 de nómina?

El CFDI 4.0 de nómina es un documento electrónico de suma importancia en nuestro país, que se genera al realizar pagos a los trabajadores por concepto de sueldos, salarios y servicios personales subordinados. Es un elemento clave en el cumplimiento de las obligaciones fiscales y laborales, ya que puede usarse como constancia o recibo de pago para efectos de la legislación laboral, brindando transparencia en las relaciones empleado-patronales y formalidad en las operaciones financieras de la empresa.

De acuerdo a la Ley Federal del Trabajo, los trabajadores tienen el derecho de acceder a la información detallada sobre los conceptos y deducciones de pago contenidos en sus recibos. Por tanto, los recibos de pago deben ser entregados de forma obligatoria en forma electrónica o impresa.

¿Qué cambios trae el CFDI 4.0 de nómina?

El CFDI 4.0 de nómina está vigente en nuestro país desde el 1 de enero de 2022. Sin embargo, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) otorgó un periodo de adaptación hasta el 30 de junio de 2023, a partir de esta fecha su uso comenzó a ser obligatorio. Este CFDI de nómina se implementó con el fin de facilitar el proceso de emisión y asegurar la coherencia en la presentación de la información, alineándose con las regulaciones fiscales vigentes. Algunos de los cambios más importantes de esta nueva versión son:

• Incorporación de requisitos obligatorios

Para garantizar el cumplimiento fiscal y laboral, se incorporan nuevos campos obligatorios, los cuales incluyen información esencial sobre el emisor y receptor del comprobante, como nombre completo, RFC, dirección fiscal completa y régimen fiscal.

• Desglose detallado del sueldo

El CFDI de nómina debe incluir un desglose completo y detallado del sueldo, abarcando ingresos y percepciones, deducciones, días pagados, salario, salario integrado, periodicidad del CFDI, fecha de pago y periodo de pago. Esta información brinda transparencia sobre los conceptos y montos pagados a los trabajadores.

• Valores fijos definidos por el SAT

Existen valores fijos definidos por el SAT para los comprobantes de nómina, los cuales se establecen en los catálogos publicados por esta entidad. El uso de estos valores garantiza la uniformidad en la información y evita errores en la emisión de los CFDI.

• Identificación del concepto “Pago Nómina”

El CFDI 4.0 de nómina debe identificar claramente el concepto “Pago Nómina” en la descripción, acompañado del desglose del precio unitario e importe del salario bruto. Esta descripción precisa facilita la revisión y verificación de la información contenida en el comprobante.

• Homologación de la forma de expresión del formato fecha

Esta medida garantiza la uniformidad y comprensión precisa de las fechas en los CFDI de nómina, evitando confusiones y errores en la interpretación de la información.

• Eliminación de validaciones de versión y forma de pago

Se eliminan las validaciones relacionadas con la versión y forma de pago, lo que simplifica el proceso de emisión del CFDI de nómina, agilizando su generación y evitando obstáculos innecesarios.

¿Cómo emitir un CFDI 4.0 de nómina de forma correcta?

Existen dos opciones para poder realizar un CFDI 4.0 de nómina, la primera es a través de la herramienta gratuita del SAT y la otra por medio de un software de nómina como Aspel NOI de la siguiente manera:

1. Aplicación gratuita de generación de factura electrónica del SAT

Tanto personas físicas como morales pueden aprovechar esta aplicación proporcionada por el SAT. La herramienta permite la emisión de CFDI de nómina y ofrece la opción de utilizar firma electrónica (para personas físicas) o certificado de sello digital (para personas físicas y morales). Esta alternativa es ideal para quienes buscan una herramienta gratuita y fácil de usar para generar sus comprobantes de nómina de acuerdo con las regulaciones vigentes. Para emitir un CFDI 4.0 de nómina desde el portal del SAT es necesario seguir los siguientes pasos:

1. Ingresar al portal del SAT
2. Registrar tu RFC, contraseña o e.firma y capturar el captcha
3. En la parte superior, ubicar en el menú Mi nómina - Datos del Patrón. Al ingresar por primera vez, es importante leer las políticas de uso
4. Llenar el formulario con la información que te solicita. El patrón debe ingresar los siguientes datos: RFC, Nombre, CURP, régimen fiscal, etc.
5. Nuevamente en el menú Mi nómina, ingresar a la opción Datos de los Trabajadores.
6. Ingresar los datos de los trabajadores (RFC, Nombre, CURP, Tipo de Contrato, Tipo de Jornada, Núm. de Seguridad Social, Salario Diario, etc.)
7. A continuación, entrar al apartado Mi nómina - Recibo de nómina
8. Proporcionar toda la información requerida
9. Generar el CFDI
10. Descargar la factura electrónica de nómina en formato .XML y .PDF

2. Realizar CFDI de nómina a través de un software de nómina

Realizar CFDI de nómina empleando un software de nómina como Aspel NOI brinda una serie de ventajas que facilitan la gestión y el cumplimiento de las obligaciones fiscales y laborales de las empresas.

Algunas de las características y ventajas de Aspel NOI son:

• Emisión correcta del CFDI de nómina
  Aspel NOI está preparado para emitir los comprobantes fiscales de nómina cumpliendo de forma adecuada con todos los requisitos fiscales aplicables, asegurando que sean válidos ante el SAT.
• Cálculo de Impuestos Exacto
  Efectúa un cálculo exacto de los impuestos a retener, como ISR, IMSS, SAR e INFONAVIT, de acuerdo con las disposiciones fiscales y laborales vigentes, garantizando que los recibos de nómina reflejen con precisión los montos a pagar y los impuestos retenidos.
• Expediente del Trabajador
  Mantiene un expediente completo de cada trabajador, lo que facilita la administración de su información personal, salarial y laboral, así como la generación de reportes relevantes.
• Movimientos Afiliatorios al IMSS
  Permite llevar un registro de los movimientos afiliatorios al IMSS, asegurando el cumplimiento de las obligaciones patronales ante esta institución.

Te invitamos a leer: ¿Qué es el Sistema de Nómina Integral NOI y cómo funciona?

Sin duda, la emisión correcta y oportuna del CFDI 4.0 de nómina en México es un aspecto fundamental para todas las empresas, sin importar su tamaño o giro. Este comprobante fiscal no solo cumple con las obligaciones fiscales y laborales, sino que también asegura una relación transparente y confiable con los trabajadores. Ya sea desde el portal del SAT o mediante el uso de un software como Aspel NOI, las empresas tienen a su disposición herramientas valiosas para asegurar una correcta emisión del CFDI 4.0 de nómina.

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