14 | Septiembre | 2023

Dudas sobre el CFDI de nómina 4.0 y la Constancia de Situación Fiscal

En el escenario empresarial, existen elementos de vital importancia que influyen tanto en el funcionamiento interno de una empresa como en la relación con las autoridades gubernamentales. Uno de estos elementos es la nómina. 

Aunque pueda parecer un proceso rutinario, el correcto manejo y la observancia precisa de las regulaciones fiscales son fundamentales. La gestión adecuada de la nómina no solo asegura la estabilidad financiera de una empresa, sino que también contribuye a la tranquilidad de sus empleados. 

¿Cuáles son los cambios en el CFDI de nómina 4.0?

El CFDI de nómina 4.0 o Comprobante Fiscal Digital por Internet de nómina 4.0, es una versión actualizada del documento electrónico que respalda las transacciones de pago de sueldos y salarios en México. Esta nueva versión se implementó a partir del 1 de julio de 2022. Sin embargo, hubo una prórroga hasta el 30 de junio de 2023. Actualmente, esta versión se es obligatoria. 

Esta actualización incluye cambios en la forma de presentar la información, requisitos adicionales y ajustes en la manera en que se manejan los datos fiscales en los comprobantes de nómina. Algunos de los principales cambios son: 

• Homogeneidad de Fechas

El formato de fecha en los atributos FechaPago, FechaInicialPago, FechaFinalPago y FechaInicioRelLaboral se ajusta conforme al Anexo 20.

• Cambios en validaciones

Las validaciones referentes a la versión y forma de pago fueron eliminadas. En cambio, se agregaron validaciones, como RegimenFiscalReceptor, ObjetoImp, ACuentaTerceros, InformacionAduanera, CuentaPredial, ComplementoConcepto y Parte.

• Datos obligatorios del receptor

Se debe proporcionar el RFC, nombre, régimen fiscal y código postal del domicilio fiscal del receptor (en este caso cada empleado), al emitir el comprobante de nómina. Es fundamental recordar que los datos del receptor en el CFDI de nómina deben coincidir con la información de la Cédula de Identificación Fiscal y la Constancia de Situación Fiscal de los trabajadores.  

¿Cómo emitir correctamente un CFDI de nómina?

Algunos de los principales aspectos que deben tomarse en cuenta para emitir de forma correcta un CFDI de nómina en una empresa son las siguientes: 

1. Inscribir al personal en el RFC bajo el régimen de sueldos y salarios.
2. Solicitar a los empleados que confirmen su régimen fiscal y código postal del domicilio fiscal
3. Emitir y entregar a tiempo el CFDI de nómina a cada empleado. 
4. Clasificar correctamente tanto percepciones como deducciones de la nómina y en los CFDI.
5. Determinar correctamente el ISR por sueldos y salarios mensual.
6. Registrar y entregar correctamente el subsidio al empleo.
7. Clasificar y registrar correctamente el ISR a retener por sueldos en el CFDI respectivo.
8. Incluir los viáticos proporcionados y la comprobación correspondiente en el rubro de “percepciones”.
9. Incluir las prestaciones proporcionadas, como el fondo de ahorro en caso de que aplique.
10. Calcular el Impuesto Sobre la Renta (ISR) anual para el personal en caso de que exista obligación al respecto.

Es importante tener en cuenta que una de las claves para que una empresa comience a generar los CFDI de Nómina en conformidad con la normativa actual es que se solicite la Constancia de Situación Fiscal (CSF) a los trabajadores. Esto es recomendable para evitar complicaciones en el proceso de timbrado y prevenir riesgos relacionados con multas y sanciones, además de asegurar la deducibilidad del gasto más significativo.

¿Qué es la Constancia de Situación Fiscal?

La Constancia de Situación Fiscal es un documento que contiene los datos de identificación de los contribuyentes, además de otros datos importantes, como información del domicilio fiscal, régimen, Cédula de Identificación Fiscal (CIF), Clave Única de Registro de Población (CURP) y las obligaciones fiscales derivadas de la actividad económica.

Dicho documento es un requisito indispensable para poder emitir Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI). El propósito de la CSF es comprobar cuál es el régimen en el que está inscrito un contribuyente, determinar su actividad económica y el tiempo que lleva contribuyendo. Adicionalmente, este documento sirve para: 

• Expedir recibos de nómina bajo las nuevas reglas de emisión de Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI 4.0)
• Validar si una persona física o moral se encuentra registrada en el RFC
• Acreditar que un negocio está debidamente constituido
• Facilitar el cumplimiento de las obligaciones fiscales
• Sirve como identificación fiscal para personas físicas y morales

¿Cómo generar la Constancia de Situación Fiscal desde el portal del SAT?

Generar la CFS desde el portal del Servicio de Administración Tributaria (SAT) es muy sencillo y rápido, únicamente se deben seguir los siguientes pasos:

1. Entrar al siguiente link: Genera tu Constancia de Situación Fiscal
2. Ubicar y dar clic en el botón Ejecutar en línea en la parte inferior derecha
3. Ingresar con  RFC, contraseña o e.firma
4. Registrar los datos que se solicitan
5. Dar clic en el botón Generar Constancia.
6. Descargar o imprimir la CSF

Preguntas frecuentes sobre la Constancia de Situación Fiscal y el CFDI de nómina 4.0

Estas son las respuestas de algunas de las dudas más frecuentes sobre la CSF para que tanto empresas como empleados puedan cumplir correctamente con los requisitos fiscales de los CFDI de nómina 4.0

¿Por qué las empresas solicitan la CSF?

Básicamente, es la forma más segura que tienen las empresas para validar los datos fiscales de sus empleados, ya que, en caso de que haya errores, las empresas podrían tener problemas al generar los recibos de nómina y el trabajador al recibir su salario.

¿Cuáles son las ventajas de emitir la Constancia de Situación Fiscal?

• Mantener al día los datos fiscales del negocio
• Evitar errores al momento de emitir los CFDI de nómina
• Probar el estatus de un negocio ante la autoridad fiscal
• Asegurar que el RFC, el código postal y demás información de los empleados de una empresa sean correctos

¿Los empleados tienen la obligación de proporcionar la CSF a la empresa a la que prestan sus servicios?

Conforme a las disposiciones fiscales, las personas físicas deben proporcionar a sus empleadores los datos necesarios para su inscripción al RFC y cuando queden inscritos también deberán comprobar esta situación.

Si un empleado no proporciona su CSF a la empresa, ¿podrían retener su sueldo?

No. El empleador solo está facultado legalmente para efectuar los siguientes descuentos:

• Pago de deudas contraídas con el patrón por anticipo de salarios
• Cuotas de constitución y fomento a cajas de ahorro
• Abonos a créditos INFONAVIT
• Créditos FONACOT
• Pago de renta
• Pensiones alimenticias
• Cuotas sindicales

¿Qué plazo tienen los empleados para solicitar y entregar la CSF?

La facturación de nómina con CFDI 4.0 es obligatoria desde el 1 de julio del 2023, por lo que la CSF deberá obtenerse y entregarse a la brevedad para que los empleadores puedan emitir los recibos con los lineamientos correspondientes del comprobante fiscal.

¿Cuál es la diferencia entre la Constancia de Situación Fiscal y la CIF?

La principal diferencia entre ambos documentos radica en que la Constancia de Situación Fiscal incluye información de las características fiscales del contribuyente, mientras que la Cédula de Identificación Fiscal (CIF) contiene los datos referentes al RFC.

¿Cómo cumplir con la facturación 4.0?

Para cumplir adecuadamente con la facturación electrónica, es muy importante contar con una plataforma confiable y segura de facturación que ayude a cumplir con los requisitos implementados por las autoridades fiscales del país. En Siigo Aspel tenemos diversas soluciones que permiten a las empresas emitir comprobantes de forma sencilla, cumpliendo con las últimas disposiciones del SAT. 

¿Cómo deben los empleadores calcular el ISR por sueldos y salarios mensual?

Las empresas deben calcular el ISR (Impuesto Sobre la Renta) por sueldos y salarios mensual, basándose en las tasas y tablas establecidas por las autoridades fiscales y considerando las percepciones y deducciones correspondientes.

¿Por qué es importante calcular el ISR anual para los empleados?

Calcular el ISR anual para los empleados es esencial para asegurarse de que se haya realizado la retención de impuestos adecuada a lo largo del año. Esto evita sorpresas al presentar la declaración anual de impuestos y garantiza el cumplimiento fiscal.

¿Cómo se deben incluir las prestaciones y viáticos en los CFDI de Nómina?

Las prestaciones y viáticos proporcionados deben incluirse en el rubro de Percepciones del CFDI de Nómina. Además, es necesario contar con la documentación adecuada para respaldar estos conceptos.

¿Qué importancia tiene el subsidio al empleo en los CFDI de nómina?

El registro y entrega correcta del subsidio al empleo es crucial, ya que afecta la retención de impuestos y el monto final que recibe el empleado. Asegurarse de registrar esta información adecuadamente evita inconvenientes futuros ante las autoridades fiscales. 

¿Qué pasa si un CFDI de nómina no cumple con los requisitos?

En caso de no coincidir la información del recibo de nómina con el de los registros del SAT, el comprobante no tendrá validez y, por lo tanto, no podrá ser deducible de impuestos en su respectiva declaración, lo que afectaría la salud financiera de la empresa.

Por otro lado, para que los datos del comprobante coincidan con los del registro del RFC, es fundamental colocar el nombre del receptor con la misma estructura que la que se encuentra en la base de datos del SAT, incluso hablando de acentos, espacios y puntos.

Una herramienta valiosa para evitar cualquier tipo de errores en la emisión de los comprobantes fiscales es utilizar herramientas tecnológicas que permitan automatizar el llenado de los CFDI, como es el caso de un software de nómina como Aspel NOI.

Te invitamos a leer 8 ventajas de administrar la nómina de tu empresa con un software especializado

Adaptarse a utilizar el nuevo CFDI de nómina 4.0 es más sencillo de lo que parece. Al resolver tus dudas y ajustar tus prácticas, cumplirás con éxito con estas normativas. Mantén registros precisos, confía en herramientas tecnológicas como Aspel NOI para emitir CFDI sin complicaciones. Recuerda que en Siigo Aspel, encuentras las soluciones que necesitas para gestionar la contabilidad y la administración de tu negocio de forma eficaz.