14 | Septiembre | 2023

¿Qué hacer con las facturas vencidas?

En el mundo empresarial, mantener la salud financiera es esencial para el éxito a largo plazo. Sin embargo, uno de los desafíos más comunes que enfrentan las empresas, independientemente de su tamaño o industria, es lidiar con las facturas vencidas. 

Las facturas vencidas son aquellas que, en términos simples, han superado el plazo acordado para su pago entre el cliente y el proveedor. Esto, no solo puede generar problemas de flujo de efectivo, sino que también puede poner en riesgo la estabilidad y la viabilidad del negocio. 

Lamentablemente, en un mercado donde las dinámicas financieras pueden ser volátiles, el riesgo de que las facturas no sean pagadas es siempre una posibilidad. Para superar este desafío y garantizar la continuidad del negocio, es fundamental comprender no solo cómo prevenir la morosidad, sino también aprender a manejarlo financieramente y legalmente.

¿Cómo afectan a los negocios las facturas vencidas?

Es bien sabido que una venta no siempre se traduce en un ingreso inmediato. Una venta se considera como cerrada cuando el dinero está en las manos del negocio. Sin embargo, muchos emprendedores y pequeños empresarios descuidan la gestión de cobranza en su afán por ganar clientes y aumentar su participación en el mercado. La acumulación de pagos pendientes puede desencadenar una serie de consecuencias que afectan tanto a proveedores como a clientes. Algunas de las maneras en que pueden afectar las facturas vencidas a una empresa o negocio son: 

• Problemas de liquidez y flujo de efectivo

La falta de pagos oportunos puede afectar directamente el flujo de efectivo y liquidez de un negocio. Cuando las facturas quedan vencidas, los ingresos esperados se retrasan, lo que puede dificultar la capacidad de la empresa para cumplir con sus propios compromisos financieros y gastos operativos diarios, podría poner en riesgo la continuidad de las operaciones de la empresa. 

• Costos adicionales

La gestión de facturas vencidas conlleva costos adicionales, desde recursos dedicados a la cobranza hasta posibles gastos legales en caso de litigio. Estos costos impactan negativamente en los márgenes de ganancia y reducen la rentabilidad.

• Desvío de recursos

La gestión de facturas vencidas requiere tiempo y esfuerzo que podrían dirigirse hacia otras áreas operativas y estratégicas del negocio. La empresa podría estar dedicando recursos valiosos a la recuperación de pagos en lugar de centrarse en el crecimiento y la innovación.

¿Cómo gestionar las facturas vencidas?

Cuando las facturas de los clientes ya están vencidas, es esencial tomar medidas rápidas y efectivas para abordar la situación y evitar que los problemas financieros se intensifiquen. Algunos pasos clave que una empresa puede seguir para manejar esta situación de manera eficiente son: 

1. Comunicación abierta

Lo primero es establecer una comunicación abierta con el cliente que se ha atrasado con los pagos. Puede haber situaciones legítimas que hayan causado el retraso en el pago. Al mantener líneas de comunicación abiertas, se pueden identificar problemas y buscar soluciones mutuamente beneficiosas.

2. Recordatorios y notificaciones

Enviar recordatorios de pago es una forma común de abordar facturas vencidas. Estos recordatorios deben ser amigables pero firmes, recordando al cliente la deuda pendiente y el plazo de vencimiento del pago. Estas notificaciones pueden realizarse vía correo electrónico o llamadas telefónicas.

3. Ofrecer flexibilidad

En algunos casos, ofrecer opciones de pago flexibles puede facilitar la liquidación de la deuda. Esto podría incluir la posibilidad de pagar en cuotas o extender el plazo de pago. Sin embargo, es importante establecer términos claros para evitar malentendidos.

4. Sustitución de factura

Una vez que el cliente haya realizado el pago fuera del plazo establecido, se deberá realizar la cancelación del CFDI 4.0 anterior y sustituirla por una nueva factura.
En esta nueva factura el método de pago deberá cambiarse a PPD - Pago en parcialidades y forma de pago 99 - Por Definir.

A la factura cancelada se le debe agregar el folio fiscal del CFDI que la sustituye. Además, se deberá emitir un complemento de pago con todos los detalles del pago, como fecha, moneda, forma de pago, cantidad de impuestos retenidos y trasladados, etc.

Te invitamos a leer: Cancelación de CFDI. 4.0

¿Qué hacer cuándo los clientes no pagan las facturas vencidas?

En situaciones complicadas donde los clientes no pagan las facturas vencidas, una estrategia valiosa es considerar la contratación de una agencia de cobranza. Estas agencias se especializan en la gestión de deudas y poseen la experiencia necesaria para abordar situaciones difíciles de manera efectiva. Al contar con un equipo dedicado a esta tarea, las empresas pueden beneficiarse de enfoques más enérgicos y profesionales en la recuperación de pagos pendientes. Su intervención puede aliviar la carga de los equipos internos y permitir que la empresa se concentre en otras áreas operativas críticas.

En casos en los que las medidas de cobranza estándar y la intervención de una agencia de cobranza no logren los resultados deseados, la asesoría legal puede ser una opción necesaria. En este punto, involucrar a un abogado especializado en derecho comercial se convierte en una consideración importante. Estos profesionales pueden brindar orientación sobre las acciones disponibles para recuperar la deuda y pueden tomar medidas legales apropiadas si es necesario.

¿Cómo evitar facturas vencidas de clientes?

Prevenir la aparición de facturas vencidas es una estrategia crucial para mantener la salud financiera y la estabilidad de cualquier negocio. Establecer procesos sólidos desde el inicio y adoptar medidas preventivas puede marcar la diferencia entre un flujo de efectivo constante y desafíos económicos. Algunas recomendaciones que pueden ayudarte a lograrlo son: 

• Evita la informalidad

El primer paso para prevenir facturas vencidas es establecer una estructura organizativa sólida. Las áreas de ventas, cobranza y administración deben colaborar implementando procesos bien definidos. Registrar todas las actividades y datos en un sistema administrativo empresarial, como Aspel SAE, no solo facilita el seguimiento de los ingresos, sino que también permite el análisis de resultados para ajustar la estrategia según sea necesario.

• Registra todos los datos de cada cliente

La información detallada de los clientes es esencial. Desde el inicio del proceso de atención al cliente, asegúrate de recopilar datos como el teléfono de la oficina y el domicilio fiscal. Contar con información precisa facilita la comunicación y ubicación en caso de necesidad, evitando problemas futuros al intentar contactar a clientes morosos.

• Analiza el perfil de tus clientes

Conocer a fondo a tus clientes es esencial. Destina tiempo y recursos para asegurarte de que sean confiables. Si bien una referencia de confianza puede ser suficiente, no subestimes herramientas como los recibos de nómina y los datos del Buró de Crédito. Consultar estas fuentes puede proporcionar información valiosa antes de realizar negocios con un cliente.

• Trabaja con contratos

En el caso de relaciones comerciales recurrentes, es fundamental establecer contratos formales. Generar documentación que respalde detalles como el precio, los tiempos de entrega y los requisitos de calidad protege tanto a la empresa como al cliente. Un contrato bien estructurado reduce el riesgo de malentendidos y conflictos futuros.

• Genera órdenes de compra

Cuando las compras son esporádicas, o temes que un contrato formal complique la relación con el cliente, las órdenes de compra son una alternativa muy útil. Este documento autoriza al proveedor a realizar una entrega y emitir una factura, estableciendo un vínculo claro entre ambas partes.

• Emite facturas cumpliendo requisitos fiscales 

La emisión de facturas de forma correcta es esencial para evitar problemas futuros. Asegúrate de que las facturas cumplan con todos los requisitos fiscales. Esto es especialmente importante al tratar con clientes que son personas jurídicas, ya que conocer al representante legal y utilizar sistemas de facturación confiables, como nuestro software de facturación en la Nube o Aspel FACTURE, asegura que la documentación sea sólida y legalmente válida.

• Emite pagarés

A pesar de las reservas que tienen muchos emprendedores y empresas para emitir estos documentos, los pagarés son una herramienta efectiva para garantizar el pago de deudas y gestionar la cobranza. Su valor legal y respaldo pueden ser fundamentales en caso de disputas o procedimientos judiciales relacionados con el cobro.

Conclusión

En el mundo empresarial, la prevención siempre supera a la solución. Cuando se trata de facturas vencidas, esta premisa cobra aún más relevancia. Evitar que las facturas se conviertan en deudas pendientes es un paso esencial para mantener la estabilidad financiera y la salud de cualquier negocio.

A través de una combinación de enfoques estratégicos y sólidos principios de gestión, las empresas pueden protegerse contra los desafíos que las facturas no pagadas pueden representar.

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