Timbrado de facturas en línea: respuestas a todas tus dudas

El timbrado de facturas es un proceso que convierte a los comprobantes fiscales en documentos válidos ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Cuando hablamos del timbrado de CFDI, nos referimos al proceso de validación que otorga un folio único a cada documento fiscal, garantizando su autenticidad y valor legal. 

El folio es proporcionado por el SAT a un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC). 

Si aún no estás familiarizado con el tema, en este artículo responderemos algunas dudas frecuentes sobre el proceso de timbrado de facturas SAT. 

 

 

¿Qué se necesita para timbrar una factura?

 

Para timbrar una factura electrónica es necesario: 

• E.firma vigente.
  
  
• Certificado de Sello Digital (CSD).

 

Además, se puede timbrar desde la herramienta gratuita del SAT o contar con un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), quienes ofrecen plataformas desde donde poder emitir el comprobante fiscal y timbrar en automático. 

Un ejemplo es Aspel Facture, un sistema de facturación que simplifica el proceso de timbrado de facturas significativamente. A diferencia de otros proveedores, desde nuestras herramientas Siigo Aspel puedes obtener timbrado ilimitado para que generes los comprobantes fiscales que necesites, sin costos adicionales.

Con nuestros servicios de timbrado, puedes generar fácil y de manera segura tus CFDI, cumpliendo con los requisitos vigentes. Anímate a probar Aspel FACTURE gratis por 30 días.

 

Herramientas y requisitos específicos del SAT para el timbrado de facturas

Para realizar correctamente el timbrado de CFDI, es fundamental contar con: 

• Estar inscrito en el Registro Federal del Contribuyente (RFC), con: 
  • Régimen fiscal actualizado. 
  • Domicilio fiscal vigente 
  • Actividades económicas registradas. 

 

• Tener Certificado de Sello Digital (CSD): 
  • Vigente. 
  • Archivo .cer y .key 
  • Contraseña de clave privada. 
  • No estar en la lista negra del SAT. 

 

• Información comercial correcta: 
  • Datos fiscales del receptor verificados. 
  • Catálogo de productos actualizado. 
  • Método y forma de pago definidos. 
  • Uso del CFDI especificado.

 

¿Qué es un PAC?

 

Un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) son empresas autorizadas por el SAT para validar y timbrar comprobantes fiscales digitales. Actúan como intermediarios entre los contribuyentes y el SAT, asegurando que cada CFDI cumpla con los requisitos establecidos. 

En tu proceso de timbrado de facturas tienes la opción de realizarlo con la herramienta del SAT o adquirir soluciones proporcionadas por empresas PAC, como Siigo Aspel.

 

¿Qué es el timbrado del SAT y su importancia para tu negocio?

 

De igual manera que los proveedores autorizados, el SAT cuenta con un servicio de facturación disponible 24/7 para todos los contribuyentes que desean generar sus facturas con el timbrado correspondiente. Este servicio está disponible incluso para personas físicas que no tienen sellos digitales, únicamente con su e.firma.

Sin embargo, esta herramienta está indicada para contribuyentes que no facturan volumenes altos de operaciones, sobre todo porque cuando la demanda del servicio es alta, la tecnología de dicha plataforma suele aletargarse o generar atrasos.

Para asegurar el flujo de emisión de facturas, también te recomendamos contratar un paquete de timbres fiscales a un proveedor autorizado, quien además te ofrecerá otras ventajas para el almacenamiento y gestión de tus comprobantes fiscales de forma segura.

 

¿Por qué es obligatorio el timbrado de CFDI en México?

En México, timbrar una factura electrónica es obligatorio porque forma parte de una estrategia del SAT para tener un mejor control fiscal y procurar la seguridad tributaria. 

Gracias al timbrado, el SAT puede monitorear los ingresos y egresos, verificar la autenticidad de transacciones, reducir la evasión fiscal y, en general, modernizar la gestión administrativa, ya que digitaliza el proceso fiscal y mejora la eficiencia de las auditorías.

 

Timbrado vs. sellado de facturas: diferencias clave

 

Una confusión frecuente es pensar que el sellado y el timbrado de facturas son lo mismo. Sin embargo, aunque son procesos complementarios, cumplen funciones distintas y suceden en momentos diferentes durante la generación de un comprobante fiscal digital. 

El sellado digital es el primer paso en la cadena de validación fiscal. El proceso usa el CSD, que funciona de manera similar a la e.firma, compuesto de un archivo .cer, un archivo .key y una contraseña.

Cuando sellas una factura, estás efectivamente firmándola de manera digital, garantizando que tú, como contribuyente autorizado, eres quien la está emitiendo. 

Por otro lado, el timbrado es un el proceso posterior, ocurre una vez que el comprobante ha sido sellado. Se realiza por un PAC y consiste en validar la estructura del CFDI, verificar que cumple con los requisitos fiscales vigentes y asignarle un folio fiscal único (UUID) que lo identifica de manera permanente en los sistemas del SAT.  

Una factura sellada aún no es válida, hasta que recibe el timbrado correspondiente. Además, el CSD tiene fecha de caducidad y debe renovarse periódicamente para seguir emitiendo comprobantes fiscales.  

En contraste, una vez timbrada, es permanente y no requiere renovación. 

 

 

¿Cómo se relaciona el sello digital con el timbrado?

El sello digital y el timbrado forman parte de una cadena diseñada para garantizar la autenticidad y validez de los comprobantes fiscales digitales. La relación comienza desde el momento en que decides generar una factura electrónica y continúa hasta la validación final del SAT. 

El proceso inicia cuando generas un CFDI, el sistema de facturación usa el Certificado de Sello Digital para crear una firma electrónica única. Dicha firma se genera con un proceso criptográfico que toma los datos del comprobante y los convierte en una cadena original, garantizando que cualquier modificación posterior sea detectable. 

Una vez sellada, entra en juego el proceso de timbrado. El PAC recibe el CFDI sellado y realiza las validaciones necesarias, si todo está en orden, agrega el Timbre Fiscal Digital (TFD) y genera el UUID o folio fiscal, que funciona como la huella digital única. 

El proceso garantiza que cada factura timbrada sea confiable y verificable. El CSD demuestra quién emitió el comprobante, mientras que el timbrado certifica que cumple con todos los requisitos fiscales y ha sido validada por un tercero autorizado por el SAT.

 

 

¿Cómo saber si está timbrada una factura correctamente?

 

Verificar el correcto timbrado de una factura es esencial para evitar problemas con el SAT. Puede realizarse de diferentes maneras, dependiendo del volumen de facturas que necesites validar y las herramientas a tu disposición.

Los sistemas de facturación, al estar conectados con el SAT, pueden validar el folio de cada CFDI emitido. Es una función especialmente útil para negocios con un alto volumen de transacciones, ya que permite verificar múltiples facturas simultáneamente.

Por otro lado, es importante mencionar que cada factura timbrada debe contener ciertos elementos visuales que confirman su validez: 

• Un código bidimensional (QR).
  
  
• El sello digital del CFDI.
  
  
• El sello digital del SAT. 
  
  
• La cadena original del complemento de certificación.
  
  
• El folio fiscal (UUID).

 

¿Cómo verificar el timbrado de una factura en el portal del SAT?

Si no tienes un sistema de facturación, también puedes validar el timbrado de facturas electrónicas en una herramienta proporcionada por el SAT.

Es necesario tener el folio fiscal de la factura electrónica a verificar, el RFC del receptor y del emisor. Cuando está correctamente timbrada, el sistema muestra un resultado "positivo", confirmando que el comprobante es válido y está registrado en el SAT.

 

 

Proceso paso a paso para timbrar una factura en línea

 

Aunque es un proceso técnico, el timbrado de facturas puede realizarse siguiendo una secuencia ordenada. Este proceso asegura que tus comprobantes fiscales cumplan con los requisitos establecidos por las autoridades fiscales: 

1. Prepara la información. Ten a la mano: 

• • Datos fiscales completos y actualizados del receptor.
    
    
  • Descripción detallada de productos o servicios. 
    
    
  • Importes y cálculos de impuestos correctos. 
    
    
  • Método y forma de pago definidos. 
    
    
  • Uso del CFDI especificado por el cliente.

 

2. Genera el CFDI, capturando la información. Asegúrate de que: 

• • Los datos fiscales estén correctamente escritos.
    
    
  • Las claves de productos y servicios son las adecuadas.
    
    
  • Los cálculos de impuestos son precisos.
    
    
  • La información complementaria está completa. 

 

3. Posteriormente, tu sistema verificará: 

• • La estructura del CFDI.
    
    
  • La vigencia del CSD. 
    
    
  • La consistencia de la información ingresada.

 

4. Una vez validada la información, empezará el proceso de timbrado y el sistema: 

• • Generará la cadena original del documento.
    
    
  • Aplicará el CSD del contribuyente.
    
    
  • Recibirá el timbre fiscal digital.
    
    
  • Integrará el UUID al comprobante.

 

Claro que todo esto sucede tras bambalinas en el sistema de facturación, tu labor termina después de ingresar la información y dar clic en generar el CFDI.

 

 

Pasos para timbrar la nómina en el SAT

Para el timbrado de facturas en el SAT, específicamente hablando de la generación de un CFDI de nómina, se requiere particular atención, ya que implica el manejo de información laboral sensible y debe cumplir con requisitos especiales.  

Primero, es necesario recopilar los datos de la nómina, incluyendo: 

• Percepciones.
  
  
• Deducciones.
  
  
• Días laborados.
  
  
• Incapacidades.
  
  
• Cualquier otra información relevante del periodo de pago. 

Luego, solo debes llenar los campos y generar el CFDI de nómina.

 

Uso de sistemas de timbrado en la Nube para mayor eficiencia

La tecnología en la Nube ha revolucionado la manera en que se realizan los procesos de facturación. Un sistema de facturación en línea, como Siigo Nube Facturación, ofrece ventajas significativas sobre los métodos tradicionales, proporcionándote acceso desde cualquier ubicación y dispositivo con conexión a internet.

Además de la flexibilidad, se mantiene actualizado con las disposiciones fiscales del SAT de manera automática, dándote la tranquilidad de que, al entrar, el software está al día con los requisitos de facturación.

 

¿Qué sucede si no se timbra una factura?

 

Las facturas electrónicas que no fueron timbradas, no tienen validez legal y no están registradas en el sistema del SAT. Por lo tanto, no pueden usarse como respaldo para amparar operaciones comerciales ni para efectos de deducciones fiscales.

 

Consecuencias legales y fiscales de una factura no timbrada

De acuerdo con el Artículo 29, fracción IV, del Código Fiscal de la Federación (CFF), los contribuyentes tienen la obligación de remitir al SAT el comprobante para el proceso de validación, asignación de folio fiscal y la incorporación del sello digital. En otras palabras, para timbrar la factura.  

Por lo tanto, la omisión de timbrado de facturas conlleva una multa que va de $14,100.00 a los $26,430.00. 

 

Solución a errores comunes en el timbrado del SAT

 

Los errores en el timbrado de facturas son más comunes de lo que uno puede pensar, especialmente para quienes están comenzando con la facturación electrónica. Los más frecuentes están relacionados con: 

• Certificados caducados o no vigentes.
  
  
• Información fiscal incorrecta o desactualizada.
  
  
• Errores en la estructura del CFDI.
  
  
• Problemas con la conexión a internet.
  
  
• Inconsistencias en los catálogos del SAT.

 

Cada error tiene una solución específica. Por ejemplo, cuando tu CSD está por vencer, renuévalo con anticipación para evitar interrupciones en la emisión de tus facturas electrónicas. 

Si el error se relaciona con la estructura del CFDI, verifica que todos los campos obligatorios estén correctamente llenados y cumplan los estándares requeridos. Consulta la Guía de llenado del SAT o acude con un experto para resolver tus dudas y asegures el correcto llenado de tus comprobantes fiscales. 

 

Ejemplos de problemas al timbrar nómina y su solución

Los errores en el timbrado de nómina son más específicos debido a la naturaleza de los comprobantes. Algunos problemas comunes incluyen: 

• Inconsistencias en el registro patronal.
  
  
• Errores en el cálculo de percepciones y deducciones.
  
  
• Problemas con el registro de incapacidades.
  
  
• Errores en la clasificación de los tipos de nómina.

 

Para evitar estos errores, te tenemos tres recomendaciones:

• Solicita las constancias de situación fiscal de tus colaboradores, para asegurar de primera instancia que la información que registras es correcta y se alinea al registro fiscal que tiene el SAT.
  
  
• Implementa un sistema de facturación que automatice los cálculos y aplique de manera precisa las deducciones y retenciones.
  
  
• Utiliza sistemas de nómina que faciliten la gestión de asistencias, vacaciones, horas extra, etc.

 

Ventajas de usar un sistema de facturación en la Nube para timbrado

 

Los sistemas de facturación en la Nube, como Siigo Nube Facturación, proporcionan una solución integral que va más allá de la emisión de facturas, incluyendo generación de reportes, funciones relacionadas con la gestión de los comprobantes, entre otros.

 

Ahorro de tiempo y reducción de errores en el timbrado de facturas

La automatización que proporcionan los sistemas en la Nube reduce significativamente el tiempo dedicado a la facturación y minimiza la posibilidad de errores humanos.

Además, las validaciones automáticas aseguran que cada CFDI cumpla con los requisitos antes de ser timbrado. Por ejemplo, en Siigo Nube Facturación tienes la función de realizar pre-facturas, con las que puedes comprobar la información y mandarla a tu cliente para que verifique los datos, antes de timbrarla.

 

Seguridad y respaldo de datos fiscales en la Nube

El almacenamiento en la Nube garantiza que tus comprobantes fiscales estén seguros y disponibles cuando los necesites. Es una característica especialmente importante, considerando los requisitos de conservación de facturas que establece el SAT.

 

 

Beneficios de los "Paquetes de Timbres Fiscales o Folios Digitales"

Los paquetes de timbres fiscales son una modalidad de servicio ofrecida por los Proveedores Autorizados de Certificación (PAC) que permite a los contribuyentes emitir sus CFDI.  

Si bien, no es que te vendan los sellos del SAT, sino que son una forma de medir y cobrar los servicios de intermediación que proporcionan los PAC.  

Un paquete de timbres funciona como un contador de usos del servicio. Por ejemplo, si adquieres un paquete de 100 timbres, podrás emitir 100 facturas a través de la plataforma del PAC.  

Los beneficios principales son: 

• Escalabilidad y flexibilidad: son ideales para empresas en crecimiento que no desean invertir en sistemas robustos y tienen la posibilidad de aumentar el número de timbres según la demanda.
  
  
• Facilidad operativa: los PAC suelen ofrecer interfaces intuitivas que agilizan el proceso de facturación.
  
  
• Seguridad: los PAC garantizan la seguridad de la información fiscal mediante sistemas de respaldo automático de todos los comprobantes emitidos.
  
  
• Gestión y control: los usuarios tienen acceso a reportes detallados de su facturación y pueden dar seguimiento al consumo de timbres que facilita el control administrativo. 

 

¿Qué otros comprobantes o CFDI pueden ser timbrados?

 

 

 

---

 

¿Te ha gustado este artículo? Compártelo: