5 tips para la transición a la factura o CFDI 4.0

En enero de 2023 será obligatorio el nuevo sistema de facturación que implica el uso de la versión 4.0 del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) que ya está vigente desde enero de 2022 y que incluye una serie de modificaciones relacionadas con nueva información que debe incluirse.

Con este artículo queremos compartirte algunas recomendaciones para facilitar la transición de tu empresa al nuevo sistema de facturación, con el fin de que empiece cuanto antes a emitir la nueva versión del CFDI 4.0.

Empieza desde ya

No esperes a última hora para empezar la migración, sobre todo porque en cuanto este nuevo sistema sea obligatorio, implicará una serie de multas a las empresas que no proporcionen toda la información requerida en la nueva factura electrónica. Puedes aprovechar este tiempo para complementar tu base de datos de clientes, trabajadores y otras personas con quienes intercambias facturas.

Este periodo es conocido como de convivencia entre ambas versiones del comprobante fiscal y puede ser aprovechado para el proceso de prueba y error, sin riesgo de sanciones. Recuerda que los datos fiscales de tus clientes y colaboradores deben ser validados y corresponder con los que tiene el SAT. Puedes dedicarte a este procedimiento durante estos meses previos.

Invierte en tecnología para facilitar la facturación

Existe software especializado como Aspel Facture, que puede ser utilizado por empresas de cualquier tamaño, independientemente de su giro, incluso por personas físicas con actividad empresarial o profesional que necesitan emitir comprobantes fiscales. Este tipo de programas son actualizados constantemente de acuerdo con los nuevos requerimientos fiscales para ayudar a los contribuyentes a cumplir.

Dichos programas permiten:

• Expedir facturas, notas de crédito, recibos de honorarios y de arrendamiento con los nuevos datos solicitados.
• Generar los recibos de recepción de pago con la nueva versión 2.0.
• Emitir el CFDI que ampara retenciones e información de pagos versión 2.0.
• Incorporar a los comprobantes de tipo ingreso el complemento Carta Porte.

Capacita a tu personal

Los proveedores de software de facturación generalmente ofrecen capacitación sobre el uso de los programas especializados mediante webinars o clases en línea gratuitas, incluso mediante cursos presenciales. Sobre todo ante cambios fiscales como la nueva versión de la factura a la versión 4.0.

Si tu empresa cuenta con un equipo contable, es importante que esté capacitado sobre todas las actualizaciones del nuevo sistema recaudatorio y sobre la emisión de los nuevos comprobantes de ingreso y egreso. Este tipo de actualizaciones permite optimizar los procesos contables para ahorrar tiempos y recursos, pero sobre todo para evitar sanciones por parte del Sistema de Administración Tributaria (SAT).

Revisa y mejora los procesos involucrados

Estas modificaciones son una oportunidad para revisar los procesos involucrados con la facturación dentro de tu empresa. Hacer una revisión de la efectividad de cada uno de los procedimientos es una buena forma de encontrar áreas de oportunidad que permitan mejorar el control de los ingresos y egresos de la compañía.

Implementar herramientas tecnológicas para la facturación, es un buen punto de partida para la modernización de la compañía. Recuerda que este tipo de programas informáticos en la nube contribuye a la toma de decisiones oportunas y también a mejorar la experiencia de los clientes, mediante tiempos de respuesta menores y atención más eficaz en todo lo relacionado con la facturación.

¿Por qué debes implementarlo cuanto antes?

Desde enero de 2022 entró en vigencia esta nueva versión de facturación. De manera que cuanto antes inicies con su emisión, tendrás más tiempo para verificar que el cambio en este procedimiento se dé sin errores y de acuerdo con los nuevos requerimientos para que, llegado el momento, no tengas problemas que puedan generar multas o sanciones.

Recuerda que el cumplimiento en tiempo y forma con las nuevas obligaciones fiscales, como es el caso del CFDI 4.0, fortalece a las empresas, mediante una buena reputación y con un buen historial en La Opinión del cumplimiento de obligaciones fiscales en sentido positivo, un documento que sirve para acceder a distintos trámites, autorizaciones y beneficios por parte del SAT y otras autoridades del país.

Esperamos que este artículo haya sido útil para ti y que sigas disfrutando de todo nuestro contenido. Si querés aprender más, ¡no dejes de acceder a nuestro blog!

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