Consulta las preguntas frecuentes

Encuentra una respuesta eficaz a las incidencias más comunes en el uso y funcionamiento de los Sistemas y Apps Aspel.

1.- ¿Qué es el Buzón Contable?

Ofrece un intercambio de información entre clientes y despachos contables de manera sencilla y eficiente, no sólo el CFDI sino todos los documentos que formen parte de un Registro Contable. Esta sección del ⓔspacio  Aspel tiene intercambio de información con Aspel-COI para contabilizar las operaciones que se den de alta.

2.- ¿Es obligatorio el uso de ticket empresarial?

No, sin embargo constituye una herramienta de trabajo que nos ayudara a optimizar la gestión de viajes cerrados y la contabilización de ellos en Aspel-COI 8.0.

3.- ¿Cuál es la razón por la que se tiene que actualizar a la nueva versión de Aspel-COI 8.0?

La versión 8.0 de Aspel-COI es la única que estará preparada para soportar los cambios fiscales derivados de la nueva versión de CFDI.

4.- ¿Cuántas empresas es posible operar en Aspel-COI 8.0?

Esta nueva versión de COI contempla hasta 999 empresas.

5.- Cambios más significativos en Aspel-COI 8.0

Aspel siempre busca progresar en cuanto a la funcionalidad de sus productos en este caso incorporando a su nueva versión de COI-8.0:

  • Manejo de 999 empresa.
  • Nueva Interfaz gráfica.
  • Menús agrupados por función para una mejor administración.
  • Proceso de traducción cruzada de empresas.
  • Incorpora nuevos reportes y formatos su emisión.
  • Nueva versión en la sección de mis perfiles.

6.- ¿Cuáles son las versiones que se permiten traducir en Aspel-COI 8.0?

En Aspel-COI 8.0 es posible traducir la información definida en versiones anteriores COI 6.0 y 7.0

7.- ¿Existe alguna consideración para la interfaz entre Aspel-COI y los demás productos de la línea de Aspel con el uso de la nueva versión?

Se lanzará una actualización en re-instalables para agregar los elementos y funcionalidad que solicita la actualización del CFDI.

 Se recomienda mantener actualizados todos los sistemas con el último re-instalable publicado.

8.- ¿Cómo puedo hacer la traducción de un sistema Aspel-COI 5.0?

Para hacer la traducción desde una versión anterior a la versión 6.0 de Aspel-COI, se tendrá que llevar a cabo el proceso denominado puente; consiste en ir generando la traducción a las versiones más actuales hasta llegar a una versión admitida en el proceso de traducción por Aspel-COI 8.0.

traducción COI

9.- ¿Aspel-COI 8.0 permite la traducción de un rango específico de ejercicios?

Sí es posible la exclusión de los periodos que ya no deseemos ver reflejados en la nueva versión.

10.- ¿En qué consiste el proceso de traducción cruzada en Aspel-COI 8.0?

Dado que Aspel-COI permite dar de alta 999 empresas, es posible aplicar un proceso de traducción cruzada es decir la información contenida en la empresa 10 en Aspel-COI7.0 podrá ser llevada con este proceso hasta la empresa 99 en Aspel-COI 8.0 como se ejemplifica en la siguiente imagen.

11.- ¿Cuál es el manejador de base de datos de Aspel-COI 8.0?

Aspel-COI 8.0 conserva el mismo manejador de base de datos Firebird 2.5 para la nueva versión Aspel-COI8.0.

12.- ¿Qué afectación tiene al depósito de documentos el generar un proceso de traducción cruzada?

El proceso de traducción cruzada es un proceso totalmente trasparente por lo que se verá reflejada toda información correspondiente.

13.- ¿Cuáles son las versiones de Microsoft Excel viables para trabajar con Aspel-COI 8.0?

 Las versiones viables para trabajar con aspel COI 8.0 son versiones 2010 en adelante.

14.- ¿Los formatos .FTO personalizados utilizados en Aspel-COI 7.0 funcionarán de forma correcta en Aspel-COI 8.0?

Por cambios en la estructura de la base de datos en Aspel-COI 8.0 no es posible garantizar el funcionamiento total de los formatos previamente generados, sin embargo se recomienda hacer las pruebas pertinentes con estos formatos para descartar su funcionalidad en la nueva versión.

15.- ¿Cuáles son las consideraciones en el proceso de traducción en formato SQL?

De acuerdo a la tecnología implementada en aspel-COI 8.0 es posible la traducción lineal y cruzada en cuanto a los formatos de base de datos como se muestra en la siguiente imagen:

16.- ¿Aspel-COI 8.0 contempla la funcionalidad de conexión por VPN?

No, en Aspel-COI 8.0 por el momento no está disponible la conexión por VPN.

18.- ¿En qué versiones de Windows será soportado el sistema Aspel-COI 8.0?

 Las versiones viables para trabajar con aspel COI 8.0 son:

  Microsoft Windows® 8.1 y 10.

  Microsoft Windows Server® 2012, 2016 y 2019.

 

19.- ¿Aspel-COI 8.0 contempla la funcionalidad de la descarga de XML desde el portal del SAT?

Si, en el menú Cuentas y pólizas esta disponible la opción "Descargas SAT". Esta herramienta se emplea para descargarlos CFDI desde la página del SAT, ya sea los comprobantes Emitidos o los Recibidos. Es necesario haber instalado el último reinstable publicado.

20.- Al imprimir el Estado de Resultados me duplica el último rango, ¿Qué puedo hacer?

Es importarte mencionar que los estados financieros como Balance General o Estado de Resultados se basan en los Rubros para imprimirse, en este caso se recomienda revisar la definición de Rubros, esto dentro del detalle de cada cuenta.

21.- Al intentar eliminar una cuenta, el Sistema indica que tiene movimientos, ¿Cómo puedo eliminarla?

Para poder eliminar cuentas se debe verificar en primer lugar, si el saldo de la cuenta es cero y posteriormente:

a) Generar un respaldo de toda la Base de Datos.

b) Generar otro respaldo del archivo de pólizas: Para ello se deberá aceder a (Menú Utilerías / Respaldo de archivos / Generación de respaldo, activar el parámetro de Sólo Base de datos y seleccionar el parámetro Máscara para nombre de archivos, definiendo la sintaxis: ?Operiodoañoempresa.*), por ejemplo, si se tiene que respaldar el mes de julio del 2006 de la empresa 2, sería: ?O070602.*

c) Realizar el Borrado de movimientos y saldo inicial, desde la opción Procesos / Borrado de movimientos / Borra movimientos y saldo inicial.

d) Desde el Catálogo de cuentas, ejecutar la opción Edición / Eliminar y eliminar la cuenta (as).

e) Reinstalar el respaldo que se hizo de pólizas (Utilerías / Respaldo de archivos / Restauración de respaldo y activar Sólo Base de datos)

f) Ejecutar el proceso de Contabilización (Procesos / Contabilización) o Recuperación de pólizas desde Control de archivos, dependiendo si se tiene activo el parámetro de contabilizar en línea (Configuración / Parámetros del sistema / Pólizas).

22.- Mi Balanza de Comprobación es correcta, pero mi Balance General no, ¿Qué puedo hacer?

El Balance General utiliza para su emisión el catálogo de Rubros, el cual agrupa en conceptos (como son: Activo Circulante, Pasivo a corto plazo, etc.) un grupo de cuentas contables. Por lo que, debe verificarse que se encuentren definidas correctamente el grupo de cuentas dentro de cada rubro para la emisión del Balance General.
El Balance General toma los rubros del 1 al 5 en orden ascendente del catálogo que el sistema trae como estándar. Estos primeros 5 rubros son los correspondientes a:
- Activo Circulante
- Activo No circulante
- Pasivo a Corto Plazo
- Pasivo a Largo Plazo
- Capital
Por otro lado, si se requiere el uso del: Activo Circulante, Fijo y Diferido. Es necesario modificar los nombres de los Rubros y las cuentas que comprenden (Archivos/Rubros), así como modificar, con el Editor de formatos (menú: Archivos / Editor de formatos / Editor ) el archivo Bgralw.fto ya que éste llama a los rubros definidos en el catálogo de cuentas estándar.

23.- ¿Por qué cuando estoy en Microsoft Excel® en una hoja de cálculo con copiado especial, aparece el mensaje: Imposible modificar parte de una matriz?

Porque se trató de modificar un dato que forma parte de una matriz de datos, la forma de hacer modificaciones en la fórmula es la siguiente:

a) Con Shift y el cursor, seleccionar las celdas que ocupe la función.

b) Con la tecla F2 modificar la fórmula.

c)Para actualizar, teclear simultáneamente Shift + Ctrl + Enter.

24.- ¿Qué proceso debo llevar acabo para realizar la traducción de archivos de mi versión anterior de Aspel-COI?

Si tu versión de Aspel-COI es 5x o 6 y deseas traducir a la versión 7.0 el procedimiento a realizar es el siguiente:
1. No es necesario que el equipo donde se utilice Aspel-COI 7.0 tenga instalada la versión anterior, únicamente se debe contar con los archivos de la Base de Datos a traducir.

2. Hacer la traducción desde el Administrador de periodos dando clic en el botón correspondiente o bien presionando la tecla de función (F7).También es posible realizarlo desde el menú Utilerías / Traducción de archivos.

25.- Si tengo una versión 4.0 ¿Perderé mi información o puedo tenerla en la última versión de Aspel-COI?

No se pierde la información, solo bastará que se realice una traducción de la información para migrar todo a la última versión. Para ellos se realiza un puente de sistemas esto es: de la versión 4 tendrá que traducir con un sistema Aspel-COI5x y por último traducir a la última versión.

26.- ¿Tengo que comprar esa versión puente para poder realizar la traducción?

No, solo bastará con tener instalado esta versión en el mismo equipo donde se tiene la última versión y tener los archivos a traducir.

27.- Si cuento con una versión anterior del Sistema, ¿es necesario pagar por la actualización a la versión 8.0?

Si te encuentras en la modalidad de Suscripción no, sólo bastará con realizar la actualización desde tu Escritorio de Servicio, de lo contrario, si cuentas con una versión de compra, deberás comprar el paquete de actualización.

28.- ¿Con que Sistemas Aspel se tiene interfaz?

Se tiene interface con Aspel-NOI, Aspel-SAE, Aspel-BANCO y Aspel-CAJA.

29.- ¿Qué versión de Aspel-COI incluye las funcionalidades de la Contabilidad Electrónica?

Con la finalidad de cumplir con los requisitos indicados por la autoridad respecto a este tema, se integran los procesos al sistema a partir de la versión 8.0.

30.- ¿Qué es el código agrupador?

Dígito publicado por el SAT el cual debe estar asociado a una cuenta contable para la identificación de la misma ante la autoridad.

31.- ¿Dónde puedo consultar el catálogo de los códigos agrupadores?

Actualmente, es posible encontrarlo publicado en la página del SAT, el documento a consultar seria el Anexo 24 de la Primera Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2019, directamente en la sección de contabilidad electrónica.

32.- Los catálogos de cuentas que vienen pre cargados en el Sistema, ¿incluyen la asociación del código agrupador?

Si, todas las cuentas que se crean de forma automática por este proceso incluyen dicha asociación.

33.- ¿Al agregar una cuenta al catálogo, esta traerá la asignación del código agrupador?

No, para las cuentas que se agreguen será necesario se les asigne el código agrupador de forma manual.

34.- ¿El sistema cuenta con algún proceso para asociar los códigos agrupadores a las cuentas sin tener que realizar lo una por una?

Si, el Sistema cuenta con la opción de asignación de código agrupador, la cual se encuentra desde el Menú Procesos.

35.- Al ingresar al menú Procesos no se visualiza la opción de asignación de código agrupador

Primeramente hacer un respaldo de la información por cuestión de precaución, cerrar el Sistema e ingresar a la carpeta de instalación, buscar el archivo con nombre mdicoi y cambiarle el nombre, puede ser agregándole algún carácter al final del nombre como un guion medio o un guion bajo, descargar el archivo ejecutable de instalación del Sistema (de preferencia el más reciente) y ejecutarlo, al finalizar el proceso, ingresar al Sistema para validar que se visualice la opción.

36.- ¿Es necesario dar de alta una cuenta por cada proveedor y cliente dentro catálogo de cuentas?

Como tal no es necesario, esta opción solo es otra organización de la contabilidad, ya dependerá del departamento de contabilidad en cómo se desea manejarlo.

37.- Al generar la interfaz entre Aspel-SAE, Aspel-NOI o Aspel-CAJA con el Sistema Aspel-COI, ¿qué información se integra?

El Sistema tomará los datos de los XML como son el UUID, la fecha de timbrado, el RFC emisor, monto de la operación, la serie y el folio, la cual será integrada a los asientos contables en la póliza siempre y cuando se active el parámetro “Incluir campos CFDI en Contabilidad Electrónica”.

38.- Al generar la interfaz entre Aspel-BANCO y Aspel-COI, ¿qué información se integra?

El Sistema Aspel-BANCO mandará la información referente a la forma de pago, la cual corresponde al banco origen, cuenta origen, banco destino y cuenta destino. También se realiza la asociación automática de los XML.

39.- Si al momento de capturar una póliza no se cuenta con los CFDI, ¿el sistema permite asociarlos posteriormente?

Si, desde el módulo de pólizas se deberá buscar la póliza, posteriormente seleccionar el asiento contable y utilizar el icono UUID, el cual, presentará la ventana de datos de comprobantes para realizar la asociación.

40.- Manejo la Contabilidad de varias empresas ¿Hay forma de contabilizar fácilmente los XML que mis clientes me envían?

Si, a través del Buzón Inteligente Aspel tendrás la posibilidad de concentrar los XML de varias empresas, mismos que podrás contabilizar por medio de pólizas dinámicas directamente desde tu Sistema Aspel-COI, por otra parte, también podrás compartir información contable, financiera y comercial de manera segura y efectiva.

41.- ¿Qué es una póliza dinámica y cómo se configura?

Es una modalidad nueva del Sistema la cual consiste en la creación de tus pólizas a partir de los CFDI, para configurarla, primeramente tendrás que tener asignado un RFC para las cuentas que desees manejar con esta modalidad y posteriormente bastará con agregar o editar una plantilla en formato de Excel adaptándola a tus necesidades, podrás encontrar dichas plantillas desde el menú reportes en la opción de administrador de hojas de cálculo.

42.- Si mis clientes y proveedores manejan diferentes cuentas bancarias, ¿podrán ser modificados dichos datos?

Si, el Sistema solo propone los datos a partir de lo capturado previamente pero, en cualquier momento, se puede especificar una información diferente.

43.- ¿Qué es el validador de CFDI?

Modulo del Sistema Aspel-COI el cual puede realizar la verificación de autenticidad de los archivos XML con el fin de detectar si los archivos han sufrido alguna modificación o anomalía, el modulo se encuentra dentro del menú archivo en la opción validador CFDI y documentos asociados.

44.- ¿Es necesario validar un CFDI antes de asociarlo a una póliza?

El proceso de validación es opcional, por lo que no es necesario hacer este procedimiento, aunque como tal es recomendado para verificar si el documento XML no ha sido modificado.

45.- ¿Es necesario asociar los CFDI a cada póliza?

Todo registro contable en el cual se tenga un CFDI comprobatorio al movimiento será necesario asociarlo, ya que en el caso de que la autoridad requiera los archivos XML de las pólizas, se deberá de incluir la información de los CFDI comprobatorios.

46.- Si realizo compras en el extranjero y no cuento con un documento XML de por medio, ¿dónde ingreso la información que me proporcionen?

En la misma ventana donde se asocian los documentos XML, hay otra pestaña que se llama extranjero, allí se podrá ingresar los datos de la operación.

47.- ¿Puedo realizar el envío de mi información al SAT utilizando el buzón contable desde Aspel-COI?

No, el buzón contable permite almacenar los XML que se encuentren dentro del ⓔspacio Aspel y no tiene nada que ver con el buzón tributario del SAT.

48.- ¿Es obligatorio configurar los CSD para generar los archivos de la Contabilidad Electrónica?

Conforme a lo que indica la autoridad, no es necesario realizar esta configuración ya que es opcional, sin embargo, la configuración de los CSD es posible desde el menú configuración, en caso de requerir incluir la firma en los archivos XML.

49.- ¿Necesito de algún programa adicional para generar los archivos de envío al SAT?

No, Aspel-COI cuenta con la funcionalidad de generar los archivos tanto del catálogo de cuentas, balanza de comprobación y pólizas, por lo que no se necesita de algún software adicional.

50.- Si uso la aplicación “Mis cuentas”, ¿ya no tengo que enviar la contabilidad electrónica?

Esta facilidad solo aplica para aquellos contribuyentes que se encuentren inscritos en alguno de los siguientes regímenes y cuyos ingresos sean igual o menor a 2 millones de pesos:

  • Régimen de arrendamiento.

  • Régimen de Incorporación Fiscal.

  • Régimen de Servicios Profesionales (Honorarios).

  • Régimen de Actividades Empresariales.

  • Sociedades, asociaciones civiles y ­de fideicomisos autorizados para recibir donativos deducibles (donatarias autorizadas).

  • Asociaciones religiosas.

Al igual que deben dar aviso a través de un caso de aclaración en el portal del SAT antes del último día de abril del año en curso de que sus ingresos no oscilaron entre los 4 y 2 millones de pesos anualmente en los años de 2013, 2014 y 2015 y que optan por registrar su información contable a través de esta herramienta.

 En caso contrario, es necesario que dicho contribuyente efectúe el envío de la contabilidad electrónica conforme lo especifica la autoridad.

51.- Si mi balanza de comprobación está en ceros, ¿se debe enviar?

Si, el contribuyente está obligado al envío de la balanza de comprobación de manera mensual independientemente de no haber presentado movimientos en el mes.

52.- Si no se tuvieron actividades en un periodo, ¿se debe enviar la balanza de comprobación?

Si, el contribuyente está obligado al envío de la balanza de comprobación mensual independientemente de no haber presentado movimientos en el mes.

53.- ¿Es posible mandar mi balanza de comprobación sin hacer el cierre del año anterior y después mandar un complemento?

No, debe ser completa. Lo que se podría realizar es enviar otro archivo para subsanar los errores u omisiones efectuando la sustitución del archivo incorrecto a través del nuevo archivo dentro de los 5 días hábiles posteriores a aquel en que tenga lugar la modificación de la información que se haya enviado.

54.- ¿Cuál es la fecha límite para el envío de la balanza de comprobación correspondiente al cierre del ejercicio?

 

  • Personas morales: A mas tardar el día 20 de Abril del ejercicio inmediato posterior.
  • Personas físicas: A mas tardar el día 22 de Mayo del ejercicio inmediato posterior.

55.- ¿Se debe colocar la información del CFDI en todas las partidas de la póliza?

No, ya que se debe asociar la información del CFDI a la cuenta o todas aquellas cuentas en las que intervenga dicho comprobante para la comprobación del movimiento.

56.- ¿Qué tipo de cuentas se deben incluir en la balanza de comprobación?

Todas las cuentas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos, Costos, Gastos, Resultado Integral de Financiamiento y cuentas de orden, que tengan saldos o movimientos en el periodo.

57.- ¿Cuándo se debe enviar el archivo auxiliar de cuentas?

El archivo auxiliar de cuentas se enviará cuando la autoridad lo solicite ya sea en el ejercicio de facultades de comprobación, trámite de una devolución o compensación de impuestos.

58.- ¿Cuándo se debe enviar el archivo auxiliar de folios?

Cuando al contribuyente se le facilite integrar la información de los comprobantes fiscales de forma independiente a la póliza, pero en todos los casos la información de los folios deberá estar vinculada con el número de póliza con el cual se registró contablemente.

59.- Si no identifico el método de pago de mis facturas, ¿cómo registro esa información?

En bajo a la regla 2.8.1.18, podrá utilizarse la expresión “NA” en aquellos casos.

60.- Cuando se solicite o tramite una devolución o compensación de impuestos, ¿En qué fechas se deberán enviar los archivos de la contabilidad electrónica (pólizas y auxiliares), si soy persona moral o física?

Los contribuyentes estarán sujetos a las siguientes fechas:

  • Si el contribuyente es una persona moral, podrá enviarla a partir del 3 de septiembre de 2015 con información a partir de julio del mismo año.

  • Si el contribuyente es una persona física, podrá enviarla a partir del 3 de marzo de 2016 con información de enero del mismo año.

61.- ¿Cuando no se logre identificar el asiento contable correspondiente a los CFDI dentro de las pólizas, ¿Como es posible asociarlos?

Dentro del Sistema Aspel-COI, es posible relacionar los CFDI a la cabecera de la póliza utilizando la opcion de Documentos Digitales ya que, al utilizar dicha opción, se podrá generar el archivo de Auxiliar de Folios conforme a la Regla 2.8.1.4 la cual señala: “Cuando no se logre identificar el folio fiscal asignado a los comprobantes fiscales dentro de las pólizas contables, el contribuyente podrá, a través de un reporte auxiliar relacionar todos los folios fiscales, la clave en el RFC y el monto contenido en los comprobantes que amparen dicha póliza, conforme al Anexo 24, apartado E.”.

62.- Las cuentas de orden que se indican en el código agrupador, ¿deberán reportarse de forma mensual o al cierre del ejercicio?

Las cuentas de orden que los contribuyentes utilicen y registren para determinar el impuesto del ejercicio conforme a las disposiciones fiscales y que su cálculo deba realizarse en forma anual, podrán ser reportadas al cierre del ejercicio, en la balanza 12 o 13, según corresponda.