21 | Septiembre | 2023

Aprende a hacer tus facturas con 2 ejemplos prácticos

En la gestión de un negocio, saber hacer facturas es una de las habilidades más eficientes, pues las facturas son la columna vertebral de cualquier comercio; no sólo te permiten cumplir las regulaciones fiscales y legales a las que te atiene tu régimen fiscal, sino que también reflejan profesionalidad y la seriedad de tu empresa para con tus clientes.  

Sigue leyendo para conocer los conceptos básicos de una factura y entender a fondo su funcionamiento por medio de 2 ejemplos prácticos. Ya seas un emprendedor o un contador, saber facturar correctamente es esencial para mantener organización y cumplir con los requisitos del SAT. 

¿Qué es una factura? 

La respuesta sencilla ante preguntarnos ¿qué es una factura?, es “documento con información comercial en un proceso de compra-venta". Se puede entender como una especie de recibo, sin embargo, la factura: 

• Se puede emitir antes de efectuar el pago por el bien o servicio. 
• Refleja más información detallada de la transacción. 
• Tiene una validez e importancia fiscal y legal.  

Además, las facturas son sumamente importantes ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT), dado que, gracias a la información detalla que contiene, permite facilitar la regulación de la actividad económica y en la recaudación de impuestos.  

Las facturas y el SAT 

Como se mencionó anteriormente, las facturas cumplen varios roles de importancia para las actividades que realiza el SAT de monitoreo y regulación. A continuación, te presentamos algunas de las funciones que cumplen ante esta institución y porqué son tan importantes. 

• Recaudación de impuestos: las facturas son la principal herramienta para registrar transacciones comerciales y determinar el monto de impuesto que una persona física o moral debe pagar, por ejemplo, el cálculo del IVA o ISR.  

• Cumplimiento fiscal: el SAT utiliza las facturas para verificar que empresas y personas cumplan con sus responsabilidades fiscales. 

• Deducibilidad de gastos: tanto personas físicas como negocios utilizan facturas para respaldar la deducción de gastos. Sin ellas para respaldar actividades comerciales, pierden la capacidad de demostrar que los costos eran necesarios y no pueden hacerlos deducibles, de modo que deben pagar más impuestos.  

• Control de evasión fiscal: para verificar que no se está realizando evasión fiscal, el SAT se basa de las facturas registradas para rastrear transacciones y reconocer discrepancias entre los ingresos declarados y los registrados en las facturas. Es una de las formas en que la institución previene la evasión de impuestos y garantiza que los contribuyentes cumplan con sus obligaciones fiscales. 

• Facilita auditorías: las facturas son documentos esenciales en caso de auditorías fiscales o verificaciones por parte del SAT. Permiten demostrar la precisión de la información fiscal y ayudan a respaldar la contabilidad y transparencia financiera de una empresa. 

Las facturas son el centro del sistema fiscal y comercial, por eso es indispensable facturar correctamente y asegurarse de cumplir con las regulaciones legales.  

Tipos de factura 

Para estar completamente seguro de que se está cumpliendo con todo lo que el SAT requiere, también es importante conocer los tipos de facturas que se pueden emitir. Dependiendo del tipo de factura, el servicio tributario necesita que se incluya cierta información particular, por lo que es la información que debes tener para poder emitir correctamente la factura. 

Factura simplificada 

La factura simplificada contiene información básica de una transacción comercial, puesto que suele ser usada en procesos de compra-venta minoristas. Permite simplificar el proceso de información y solo necesita incluir: 

• Información del emisor. 
• Descripción de los bienes o servicios. 
• Importe total e impuestos. 

Factura electrónica 

La factura electrónica funciona como un reemplazo a la factura impresa, facilitando el proceso de emisión, envío y almacenamiento. Ante los cambios realizados por el SAT y la nueva versión de la factura 4.0 para reducir los fraudes fiscales, la información que debe incluir es: 

• Información del emisor, incluyendo el RFC, el nombre completo, la razón social y el código postal fiscal y su uso. 
• Descripción de los bienes o servicios. 
• Importe total e impuestos.  
• Certificado de Sello Digital (CSD).

Factura de exportación 

Para las transacciones comerciales internacionales, el SAT ha incluido el complemento de Comercio Exterior, integrándose a la versión 4.0 del CFDI. Adicionalmente, es necesario que la factura de exportación contenga: 

• Información del emisor. 
• Datos del cliente extranjero. 
• Términos de entrega. 
• Detalles aduaneros. 

Factura rectificativa 

Las facturas rectificativas, como su nombre lo indica, funcionan para corregir errores en una factura previa. Si se cometió un error en las unidades vendidas, el precio o los impuestos, la rectificativa permite ajustar la factura original y establecer una explicación de la corrección. 

Por lo tanto, la información incluida en la factura rectificativa debe ser la misma que la original, simplemente realizando los cambios necesarios y agregando la justificación de las modificaciones. 

Factura proforma 

La factura proforma no tiene un valor fiscal y es utilizada para mostrarle al cliente un estimado de costo antes de realizar la transacción. Suele utilizarse tanto en cotizaciones como en importaciones o exportaciones, por lo que su contenido no necesita ser tan estricto, lo que sí necesita incluir es el monto aproximado y el desglose del mismo.  

¿Cómo hacer una factura?

Ahora que ya conocemos los tipos de factura comúnmente usadas en México, llego el momento de realmente entender cómo hacer una y lo que necesitas. Te presentamos, de forma general, un paso a paso de cómo emitir una factura. 

1) Registrarse ante el SAT 

Para poder emitir facturas en México, es necesario estar registrado ante el SAT. Por lo que es necesario tener un RFC y, por ende, cumplir con las obligaciones fiscales que apliquen. 

2) Decidir el tipo de CFDI 

Antes de realizar la factura, es necesario identificar el tipo de CFDI que corresponde, puede ser de ingreso o egreso.  

3) Escoger el sistema de facturación 

Para generar la factura necesitas contar con un software de facturación autorizado o puedes utilizar el portal del SAT. Al utilizar un software externo, debes asegurarte de que esté actualizado bajo los requerimientos vigentes, como Aspel FACTURE, la herramienta más completa que permite generar facturas con los complementos que requieres de manera rápida y sencilla. 

4) Capturar los datos 

Al momento de comenzar a capturar los datos utilizando un sistema de facturación, como puede ser Aspel FACTURE, cerciórate de tener registrado al cliente y los bienes o servicios que están siendo parte de la transacción. Una vez teniendo dicha información, en Aspel FACTURE necesitas ingresar los siguientes datos:

• Número de factura. 
• La fecha de emisión. 
• Datos del cliente: razón social, correo electrónico y RFC. 
• El tipo de moneda. 
• Objeto impuesto: donde puedes seleccionar el desglose de los impuestos. 
• Agregar los bienes o servicios que estás vendiendo.  

Una vez se incluya la información, el software de FACTURE hará los cálculos del subtotal, la integración de los impuestos y el total.  

Considera que la información a ingresar puede variar dependiendo del sistema que implementes. 

5) Agregar el sello digital 

Es necesario que generes el sello CSD del SAT para garantizar la autenticidad de la factura. Se solicita desde el portal del SAT de manera gratuita. 

6) Timbrar la factura 

Posteriormente, se debe enviar el CFDI a un Proveedor de Servicio de Certificación (PAC) para el timbrado de la factura, la cual es una marca digital que la valida ante el SAT.

¡Con Aspel FACTURE, puedes omitir este paso! Siigo Aspel es un proveedor avalado por el SAT.

7) Enviar la factura al receptor  

Una vez generada y timbrada la factura, es momento de entregársela a tu cliente. Específicamente hablando de las facturas electrónicas o CFDI, es necesario que le hagas llegar el documento PDF y el XML.  

8) Almacenar la copia 

Por último, es un requisito legal que conserves copias electrónicas de las facturas emitidas o recibidas, al menos por 5 años.  

2 ejemplos prácticos de facturas 

A continuación, te presentamos 2 ejemplos de factura diferentes hechas con el sistema de Aspel FACTURE.

Factura electrónica 4.0

Con ASPEL FACTURE puedes emitir facturas 4.0 con suma facilidad. Lo único que necesitas hacer es asegurarte de dar de alta a tus clientes, con la información obligatoria de razón social y RFC. Posteriormente, rellena el formulario para que el software realice los cálculos adecuados, de acuerdo a las obligaciones fiscales y los impuestos.

Factura con complemento de comercio exterior 

Para realizar una factura con complemento de comercio exterior, puedes realizarlo dentro del portal del SAT, siguiendo los pasos que te indica o puedes facilitar el proceso con Aspel FACTURE. Lo único que tienes que hacer es llenar la información de la factura de manera normal y seleccionar el complemento que quieres incluir, en este caso, de comercio exterior.  

¡Así de fácil es emitir facturas con Siigo Aspel!, también te invitamos a revisar el video demo de Aspel FACTURE para conocer el resto de beneficios y funciones que esta poderosa herramienta de facturación. Consulta la página para conocer el folleto digital o solicita una prueba gratuita de 30 días y nota lo fácil que es facturar adecuadamente con la herramienta adecuada.